作为一名项目经理，80%的时间都是在沟通，而开会是沟通的主要形式之一。可不少项目经理一遇到开会就头疼，明明开会说好的，到最后却往往天差地别。

组织一场成功的会议都要经历会前准备、会中管控、会后跟踪三个环节。

首先会前准备。项目经理需要先明确会议主题和目标、比如项目启动会、项目策划会等。同时要做好会议议程准备，明确会议推进步骤、参会人员的责任分工以及会议进程时间把控。其次包括会议所需资料、会议资源需求、场地安排等等。同时需要规定好会议规则，并提前告知参会人员。

然后是会中管控。项目经理需要做好三个方面，分别是开场赋能、过程干预以及会议总结。一般情况下都是由项目经理担任会议主持人，所以在会议开始时要向参会人员介绍会议主题和目标，必要时可以说一下会议规则要求。同时过程中对于会议超时、话题讨论激烈、发言内容过于分散和偏离主题等情况进行把控，可以叫暂停、改形式等等。其次在会议结束后一定要进行会议总结，形成会议决议。

最后是会后跟踪。一场高效成功的会议最重要的就是有结果，而要有结果就必须追踪执行，所以，会后要及时把所有会议要素整理发送与会人员。对于会上要求完成的事项，确定好责任人和完成时间。另外还需要有人去跟踪落实会议事项的执行情况，直到会议决议任务关闭。