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论信息系统项目的沟通管理论文范文
来源:信管网  2016年10月19日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

论信息系统项目的沟通管理

摘要:

2015年3月我参与了XX市XX大学的信息系统扩建、升级和改造项目的管理工作。在项目过程中担任项目经理。合同规定必须在2015年9月1日前完成验收。项目的目标明确,但可交付物构成复杂。其中包括新建教学楼的综合布线、设备安装、调试。原有教学楼和宿舍楼的线路改造,设备更换。项目还要求解决园区信息系统的网速慢,登陆困难等问题。并且在原信息系统上升级、新增功能模块。对于这样一个时间紧、任务重的项目,要想达到项目各干系人的期望,让项目各干系人满意。我认为沟通管理是项目的重点。因此我编制了详细的沟通管理计划,计划规定了如何进行信息发布、绩效报告发布、项目干系人管理等。并且根据不同的干系人制订了不同的沟通模版,统一了信息对外发布接口,防止信息发布不完整。由于对项目加强了沟通管理,因此保证了项目圆满完成,并且得到了客户的好评。但是仍然有一些不足之处,需要在今后的项目中加强管理,才能百尺竿头,更进一步。

正文:

随着信息时代的来临,信息网络在我国正处于飞速发展的阶段。学校作为教育的前沿重地,为我国未来信息化人才提供重要的学习环境。因此,校园网络的规模和应用水平将是体现学校教学环境和科研力量的重要组成部分。

2015年初XX市XX大学实施了教学楼、宿舍楼的新建、扩建工程。由于该校的校园网络始建于90年代,其间也经过部分更新换代,但已远远不能满足当今网络飞速发展的需求。因此,借着校舍改造的契机,进行大规模的网络扩建、改造已经是事在必行。

项目采用了公开招标的方式,我公司参与了投标,并顺利中标。于2015年初签订了合同。并迅速成立了项目组,我任项目经理。合同规定必须在2015年9月1日前完成验收。如果延期将对学校运行造成影响,并且公司也得承担相应的违约责任。项目目标明确,将新建的教学楼进行综合布线、设备安装。旧教学楼线路改造、设备更新,又要尽可能兼顾原有的设备,如将原来的汇聚交换机降级为接入交换机。原信息系统增加功能模块,主要有网上教学、视频会议、计算机辅助考试等。系统集成就是根据用户的需求,将组成方案的硬件、软件、业务等进行有机

的组合,达到满足用户需求的完整体系。该系统集成的项目是一个多任务、多人员、工期紧、技术开发和用户需求相结合为特点的项目。系统集成在项目实施过程中需要众多人员的配合协作,在集成后需要通过用户的验收。因此,实施科学的沟通管理,对项目的成功具有不可低估的作用。

凡事要有计划,首先我进行沟通管理计划的编制。沟通管理计划关键部分是干系人分析,哪些是项目干系人,他们对于项目的收益水平和影响程度如何,确定谁需要什么信息,何时需要,以及应该怎样分发信息。我以项目合同、项目章程、项目管理计划、项目范围说明书等资料为依据,通过使用项目干系人分析,沟通需求分析等技术编制了详细的沟通管理计划。其中规定了沟通的内容及结果的处理、收集、分发、保存的程序和方式,以及报告、数据、技术资料等信息的流向都进行了详细的定义。在项目中我对项目干系人实行了分级管理。不同的干系人需求的资料不同、时间跨度不同、沟通的方法也不同。

信息分发是向项目干系人及时地提供所需的信息。根据沟通管理计划所涉及的不同干系人,我采用不同的信息发布方式。每月的第一天我对上月进度状况进行整理,形成报告并在三日内以电子邮件的形式发给公司和客户的管理层。并将预计的里程碑评审日期一同发布,方便管理层进行日程安排。每月四号通过公司局域网向内部业务人员和技术人员发布上月的进度状况,包括绩效状况,让每个人都了解自己是否跟上了进度。由于工程组和技术组的工作性质和内容不同,所以将例会报告、项目各种技术评审报告和项目所有技术文档由配置管理员每周更新到团队共享的项目管理数据库。项目成员可以随时进行检索和查看。

绩效报告主要是为了定时进行工作汇报,与指定的进度、质量、范围等基准进行比较,找出实际与计划之间的偏差。针对不同的干系人,采取的绩效报告方式也不同。对于校方管理层,他们关心项目进展情况。所以采用里程碑会议的评审方式进行绩效汇报,记录评审结果和变更要求。对于公司管理层则全面关心进度、成本、质量以及预测。所以绩效报告虽然也是按月发布,但内容也更为详尽。对于项目组成员,我要求每人通过内网项目管理系统每周填写工作报告,并不定期进行检查以获取真实的绩效信息,将这些信息进行统计以形成绩效报告。

任何项目的成功都离不开有效的沟通,项目干系人管理就是对项目沟通进行管理,以满足信息需求者的需求并解决项目干系人之间的问题,我对此尤为重视,

并且特别重视与项目关键干系人进行非正式的会谈,通过会谈了解干系人的一些隐含的、间接的和未来的期望。并且经常收到意想不到的效果。

项目最终按时、按质的完成后,我将项目中的经验、教训进行了总结,并且纳入公司的数据库中,给以后的项目提供参考。例如:

一、良好的沟通可以使项目按部就班的进行,并且为变更管理提供有力的支持。例如项目接近尾声时,通过沟通我知到学校的另一个项目:一栋新建的宿舍楼刚刚完工,校方有进行综合布线的期望,但它并不在本期项目之中。我知道如果进行变更的话,肯定会影响项目进度不能按时完工。校方领导采纳了我的建议,将此变更列为二期工程。因此保证了本项目的按期完成。

二、项目过程中有一重要的项目技术员生病住院,如果不能找到替补的话,将会严重影响项目进度,甚至可能项目超时,我立即向公司领导汇报,从人力资源经理处调来员工资料查找到适合的员工。但此人去在进行另一个项目,所以我与另一个项目的经理进行沟通,将人员借用一段时间,才解决了危机。

回顾项目全过程,项目沟通管理起到了巨大的作用。也使我在实践中对沟通管理有了更加深入的理解。为将来的项目积累了宝贵的经验。在今后的项目中我会加强对沟通管理的重视,才能百尺竿头,更进一步。



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