接下来的工作是数据编码。即将结构化的分类数据中涉及到的各种科目按一定标准和规则统一编码，以便分类汇总及查询，并有利于不同部门在企业信息化过程中对同一信息的理解和沟通。实践中有许多企业是按成本会计科目的拼音声母组合来实现，这既利于迅速查询，又有利于非专业人士的理解，方便不同部门间沟通。

    逐条逐目的将各种数据录入结构化的数据库，使分类数据得以核算是成本控制的重要阶段，也是数据库构建过程中的最终环节。在这一阶段，数据录入人员将前期工作所完成的工作成果输入数据库中的相应位置，使其迅速的产生相应的结果。核算部门将核算的各种结果组成文件，然后有选择的通过内部网络发布，供部门内部或权限允许的部门使用，信息使用部门也可通过信息网络及时反馈信息方面情况，这就完成了图－１中右边的结构。

    完成上述工作，基本上就完成了数据库的构建，但这只完成了成本控制的前提条件。

    四.信息化条件下的成本控制方法

    和任何的系统一样，信息化条件下企业成本控制系统有其终极目标。成本是企业经营状况的反映，如果企业生产经营成本低，在其他条件相同时，其产品就具有价格竞争力，企业的经营状况自然也好。和传统的成本控制目标略有差异，企业信息化是一项长期的经营管理战略，而不是一项能立竿见影的工作；在信息化条件下，企业成本控制不应只以降低成本、促进销售、扩大产品市场占有率为目标，而且还应该着眼企业的长远发展，实现企业经营稳健性这一战略目标，这就要求企业经营成本稳健，避免由于预测等方面原因带来的成本大起大落。要实现这一目标，首先需要了解企业成本产生波动的原因。下面引入“牛鞭效应”这一现象来说明。

    “牛鞭效应”最早是宝洁公司在调查婴儿一次性纸尿裤订单分布规律时，发现虽然婴儿对产品的消费比较稳定，零售商的销售波动也不大，但厂家从经销商那里得到订单却出现大幅波动。同一时期，厂家向原材料供应商的订货量的波动幅度就更大。这就像挥动牛鞭一样，只要手腕稍稍抖动，鞭稍就发生大幅波动。于是人们称这种现象为“牛鞭效应”。后来经众多的企业验证，这一现象也存在于其他行业的一些企业中。

    “牛鞭效应”所造成的需求大幅波动对企业生产经营造成很大的难题，它可能导致企业生产安排不当，运输不合理，库存波动，采购量变化，使企业对市场变化反映缓慢，客户满意度下降，收益减小，而这些都反映为信息失灵、企业成本的异常波动。

    企业在信息化主要解决的是企业由于信息传递滞后，反馈不灵敏问题，所使用的手段主要是通讯技术和网络，传递的是数据化的信息。信息是具有时间性，而且易失真，信息源的信息经过一定的传递环节和路径极可能变得面目全非。另外，信息在传递过程中难免出现人为因素造成的信息传递滞后和失真等情况，因而，企业信息化条件下要降低“牛鞭效应”产生的成本，使成本波动幅度减小，就需要从信息可能失真的环节着手，系统的解决信息失真问题。

    五.做好成本控制系统构建前期的准备工作

    如前所述，企业成本控制系统构建有一个前期准备工作。前期工作所处理的原始资料既是企业各部门工作的成果，又是成本控制工作的起点，因而必须保证源头信息的真实性。这一方面要构建资料使用反馈机制，使资料源头与“黑箱”开启人员能及时的沟通，以验证并保证资料来源的可靠性。另一方面要配备高素质的“黑箱”开启人员。作为“黑箱”开启人员，必须具有系统的资料方面知识和分析判断能力，能对资料的有用性和真实性做出基本判别，资料的取舍要经过集体抉择和沟通反馈，尽量减少个人臆断。这样才能尽量减少源头信息失真。

    1. 构建良好的企业成本控制系统

    一个良好企业成本控制系统不仅要全面的反映企业成本的全面构成，避免由于成本考虑不周全而造成的成本异常波动，而且对输入数据库的数据的真实性有较高的要求。这不只是成本控制体统内部的事，也有企业相关部门的职责。企业内部的销售、生产、物流部门要做好市场需求预测，生产资源规划，库存及运输方面预测，减少成本系统外的因素造成的成本波动。另外，企业内实现信息传递数据化和书面化，避免由于经验和口头方面原因造成企业成本信息失真。

    2. 加快信息传递速度

    信息传递的速度与企业成本波动关系密切。一般的，准确及时的信息可使成本控制部门及时了解企业成本最新状况，而信息传递滞后则可能使成本控制部门对变化了的情况做出错误判断，使信息供应链上出现误区，造成企业经营方略和决策的失误。

    加快信息传递速度还要求部门配备专门的信息人员，对新生成的信息和变化了的信息做出迅速反应，及时的处理、反馈和传递，使需要者能及时的了解最新信息。此外，加强员工的信息化意识，培养员工的信息反应及反馈能力也是加快信息传递的有效途径。

    3. 统一信息内容

    转递者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人对同一问题有不同的理解，同一信息在传递途中，会由于形形色色的转述而变得面目全非，因而需要对传递中的信息使用相同的格式，统一传递内容，使传递中的内容在不同的信息界面上显示为同一内容，或显示所有的传递路径便于查出信息失真的过程。而这些在信息化条件下通过内部网络的邮件系统较易实现（如Notes系统的邮件转发功能）。

    减小成本波动是信息化条件下的企业成本控制系统最终目标，但究竟什么样范围内的成本波动是合理的还需要成本控制的评价标准。

    4. 信息化条件下的成本控制系统评价标准

    对于系统中的波动，一般来说，波动越小，系统越稳定。但究竟多小的波动是理想的范围，这需要引入六西格玛标准。

    六西格玛管理思想是摩托罗拉公司首先使用，并由通用公司前总裁杰克•.威尔奇大范围推广的一种先进管理理念。希腊字母中小写的δ是一个在统计学中表示标准差的符号，六西格玛管理思想中将一个系统假想成一个闭环，这个闭环非常敏感，系统中那些影响因素正常变动时，系统运行就正常；影响系统的因素发生变化时，系统就有一个波动，称之为偏差，如函数y=f（x）就是一个受变量x影响的系统。六西格玛管理法通过提出系统波动的理想目标，收集现实中系统数据的平均值，计算数据方 差，找出偏离平均值的程度，然后通过改造系统流程，减小和消除系统的偏差来达到系统运行的正常化。为说明如何运用六西格玛标准评价信息化条件下的成本控制系统，我们用图-2说明。

 图—2

    假设企业必须有一个可以接受的成本18，由于非系统原因或其它原因，企业的成本左右允许偏差２，即成本可以在到16～20范围内波动，任何在这个范围内的成本，对于企业所有者来说都是可以接受的，16为LSL,代表“下限”，20为USL,代表上限。接下来我们需要统计企业在相同长度会计期间的成本，求出这些成本的平均值，若正好为18, 我们以18为中轴，把所有的成本数据放入一张正态分布曲线图（钟形曲线）如图-2。此时我们会发现在相同长的会计期间，有的成本高于20，有的成本低于16,这对于企业来说并不奇怪，因为有的会计期间可能出现原材料价格涨跌情况。此时我们计算出现在的标准差（δ）为2.7,这对于企业成本为波动范围为２的限制来说，它还达不到一个δ标准。

    这说明目前企业的状况不好，必须采取措施改进成本控制系统，如加快信息发布速度，及时统计原始资料，削减库存，减员增效等。结果我们发现企业成本的偏差大大减小，这说明企业运营过程中的成本波动减小，这对企业的财务预算决算等方面提供了可靠的依据，企业经营的稳健性从而也得以增加。

    从统计学的角度来说，标准差从2.7减小到0.33,这就意味着其企业的成本控制达到了六西格玛。如图－３表明了这种状态，此时的企业的平均成本仍然是18但由于成本控制的改进，成本波动的偏差减小，成本变动都控制在允许的波动范围之内，即成本曲线的正态分布图在LSL和USL线之间，此时就达到了成本控制系统运行的优良状态。

                                                                                                           图-3

　
    需要指出的是，六西格玛标准并不是企业成本控制系统的最优状态，因为西格玛数越大，西格玛的值越小，系统运行的稳健性就越好。由此可见，企业成本控制系统是一个不断的改进的动态开放系统。上述过程从理论上描述了六西格玛标准的实施，对于信息化条件下的成本控制系统，我们可参考这种方法订立对企业可行的西格玛标准，并适时的改进系统流程，从而使整个系统向更高的目标迈进。