发生差异的原因很多,可以分为三类:
执行人的原因,包括过错、没经验、技术水平低、责任心差、不协作等;
目标不合理,包括原来制定的目标过高或过低,或情况变化使目标不再适用等;
实际成本核算有问题,包括数据记录、加工和汇总有错误,故意的造假等。只有通过调查研究,才能找到具体原因,并针对原因采取纠正行动。
处理差异
针对不同的差异处理方法不同。
成本差异处理:当实际成本高于预算成本时,一般情况下,IT部门会将高出的成本转移到客户身上,特别是成本的差异是由于向客户提供的专项服务造成的。但这种差异是IT会计人员的管理重点,不能因此而无限制地提高成本一般情况下,IT部门会将高出的成本转移到客户身上,特别是成本的差异是由于向客户提供的专项服务造成的。但这种差异是IT会计人员的管理重点,不能因此而无限制地提高成本转移到客户身上,因为客户有可能因此选择其他供应商。
收益差
差异处理:收益下降是不利差异,IT会计人员分析其原因,如果是工作量预算太高造成的可适当调整工作量,如果是由于服务成本过高造成的收益降低,IT会计人员要努力寻求降低成本,提高效益的途径。如果是服务定价太低,则可以调整定价。
服务水平差异处理:一般由服务水平管理部门处理差异问题。
工作量差异处理:工作量的变化会带来两个问题:一是谁为增加的工作量付费?二是如何付费?如果由于偶然原因,客户的服务工作量增加了,IT会计人员要考虑IT部门的工作能力是否可以满足,如果可以,与客户商谈收费,但也要考虑到其他客户是否同意,因为某一客户的服务工作量的增加可能伤害到其他客户的服务。因此一般也由服务水平管理部门介入。
控制和报告
为保证IT服务会计核算的有效性,财务管理人员要监测、控制IT会计系统的运行,对每天的会计核算、收费情况进行监测管理,并向IT服务管理部门提交管理报告。
管理报告
管理报告一般每月或每季向IT服务管理部门或高级IT管理委员会提交,内容主要包括IT服务成本与收入总结以及资产负债表等。
管理报告的格式
管理报告没有统一的标准格式,但一般都以下两类:
1. 向客户提供的IT服务管理报告。这类报告一般内容相对简单,主要包括:
在会计年度内客户发生在IT方面的费用;
成本支付与预期估计是否相符?
目前的收费政策及IT会计核算方法;
IT部门如何服务增加投资;
实际与预算之间的任何差异,引起这些差异的原因以及IT部门采取的相应措施。
2. 向IT服务管理层提交的报告包括:
IT服务的总成本与收益;
对每一IT单位进行的成本分析(按IT部门、平台、或其他相关单位);
成本管理制度本身的成本及存在的问题;
未来投资计划;
降低成本的渠道分析。
良好的管理报告应满足的要求
报告内容应与其责任范围一致;
报告的信息要适合使用人的需要;
报告的时间要符合控制的要求;
报告的列示要简明、清晰、实用。
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