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信息系统项目管理师案例分析每日一练试题（2018/8/14）在线测试：www.cnitpm.com/exam/ExamDayAL.aspx?day=2018/8/14

信息系统项目管理师案例分析每日一练试题内容（2018/8/14）

试题三（25 分）
阅读下述关于项目沟通管理的叙述，回答问题1 至问题3，将解答填入答题纸的对应栏内。
【说明】
老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，老张非常苦恼。
【问题1】（5 分）
针对上述情况，请分析问题产生的可能原因。
【问题2】（15 分）
针对上述情况，你认为应该怎样提高项目例会的效率。
【问题3】（5 分）
针对上述情况，你认为除了项目例会之外，老张还可以采取哪些措施来促进有效沟通？

信管网中国移动考友：
问题1：
1、没有制定项目沟通管理计划，导致在沟通过程中没有目的性
2、项目经理缺乏必要的沟通技巧和方法，无法解决项目成员在沟通中存在的问题
3、在例行沟通过程中，没有形成决意及相关措施，以至于问题不断扩大

问题2：
1、在项目例会前，应明确例会的主题和目的，制定相关议程并发放至项目相关人员
2、在项目例会过程中，应详细记录与会人员提出的相关问题，并形成会议决意
3、会后应根据决意内容跟踪问题处理的结果

问题3：
除了项目例会外，还可以进行非正式沟通，例如单独沟通的方式

信管网lhr2586：
一、问题1
一是会议例会目的不明，很可能是会前准备不够，没有安排明确的议题。二是时间太长，会议沟通不足，导致会议议程不明确，以及会议主持人没有掌控好会议时间。三是效率太低，缺乏效果，很可能没有会议记录，形成会议纪要，没有会后跟踪落实。
二、问题2
提高项目例会效率。
（一）做好会前准备，会议前明确相关会议议题，并会前告知参会人员。二是制定会议发言规则，会议主持人要掌握会议节奏和时间。三是会后应出台会议纪要，确保会议议定事项及时跟进落实。
三、问题3
采用以下方式：（一）非正式沟通交流，如谈话谈心活动；（二）集中办公；（三）创造环境氛围。

信管网maura_isles：
问题一，1，没有建立好的沟通管理文档
2，例会前，项目经理没有明确的例会目的。
3，公司高层领导没有提供项目组成员的沟通交流平台环境

问题二，
1，每周安排固定的例会时间。
2，可以邀请公司高层领导参与例会，给予指导
3，明确例会的目标，要处理的问题。
4，积极调动组员的参与性，并合理的处理异议

信管网啊琳：
问题1：
问题产生的可能原因：
1、缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格的分析。
2、缺乏完整的会议规程，会议目的，议程、职责不清，缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果。
3、会议没有产生记录。
4、会议没有引发相应的活动。
5、沟通方式单一。
6、没有进行冲突管理。

问题2：
提高项目例会的效率的方法：
1、事先制定一个例会制度，在项目沟通计划里，确定例会的时间、参加人员范围、一般议事议程等。
2、放弃可开可不开的会议，在决定召开一个会议前，首先应该明确会议是否必须举行，还是通过其他方式进行沟通。
3、明确会议的目的和期望的结果，明确要开的会议目的，是集体讨论一些想法，彼此互通信息还是解决面临的一个问题，并确定会议的效果是以信息同步为结束还是要讨论出一个确定的解决方案。
4、发布会议通知，在会议通知中明确：会议目的、时间地参加人员、会议议程议题，有一种被广泛采用的决策方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策，许多会议不需要全体人员参加，因此需要根据会议的目的，来确定参会人员的范围，实现应明确会议的议程和要讨论的问题，可以让参会人员提前做准备。
5、在会议前把会议资料发放到参会人员手中，对于需要背景资料支持的会议，应是先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上讨论，可以有效节约会议时间。
6、可以借助视频设备。对于有异地成员参加的会议，或者需要演示的场合，可以借助于一定的视频设备，以提高会议效果；
7、明确会议规则。指定主持人，明确主持人的职责，主持人要对会议进行有效控制，并营造一个活跃的会议气氛。主持人要实现陈述会议的基本规则，例如明确每个人的发言时间，每次发言只有一个声音，主持人根据会议的议程规定控制会议的节奏。保证每一个问题都得到讨论；
8、会议后要总结，提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果，重申有关决议，明确责任人和完成时间；
9、会议要有纪要，如果将工作的结果、完成时间、责任人都记录在案，则有利于检查工作的完成情况；
10、做好会议的后勤保障，很多会议兼有联络感情的的作用，因此需要选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程。对有客户和合作伙伴参加的会忆尤其如此。

问题3：
促进有效沟通方法：
1、首先应该对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析；
2、对于不同沟通需求和沟通风格的成员设置不同的沟通方式；
3、除了项目例会之外，可以通过电话、电子邮件、项目管理软件、oa软件进行沟通；
4、正式沟通的结果应该形成记录，对于其中的决定应该有人负责落实；
5、可以引入一些标准的沟通模板；
6、在项目组内培养团结的氛围。