项目沟通管理

沟通原理

沟通的重要性：用户和开发商之间（需求的清晰表述、解决方案的描述、合同签订过程）、团队和管理层之间（调研结果汇报、方案决策、组建团队、项目评审过程）、开发团队内部（项目计划、技术方案的制定和变更）、开发商和供货商之间（采购沟通、供货和验收过程）、开发商和分包商之间（任务外包、提交和验收过程等）

沟通模型：发送者、编码、传播媒介、解码、接收者、反馈、噪声

有效沟通

沟通渠道：CC＝N（N－1）/2

沟通类型：正式沟通与非正式沟通；上行沟通、下行沟通和平行沟通；单向沟通与双向沟通；书面沟通和口头沟通；言语沟通和肢体语言

项目经理在沟通的作用：项目经理90％时间花在沟通商；项目经理必须与人沟通（高级管理者、项目组成员、竞争资源的项目团队、客户）；项目经理在沟通中的中心角色（主持协调者、协调者、领导、调解人、谈判者、聆听者、解释者）

保证沟通顺畅：有效的沟通者、发布者、避免沟通阻断器、紧密矩阵式沟通、指挥室、有效的会议

项目沟通管理：沟通计划编制；信息分发；绩效报告；项目干系人管理

项目沟通的几个原则：    1.沟通内外有别    2．非正式的沟通有利于关系的融洽    3．采用对方能接受的沟通风格    4.沟通的升级原则    5．扫清沟通的障碍

在了解到自己和团队成员的沟通风格后，可以采取以下的沟通步骤。：    ·积极倾听    ·同理心    ·谨慎探询真相

高效会议方案：   ·事先制定一个例会制度。   ·放弃可开可不开的会议。    ·明确会议的目的和期望结果。    ·发布会议通知。    ·在会议之前将会议资料发到参会人员。    ·可以借助视频设备。    ·明确会议规则    ·会议后要总结，提炼结论    ·会议要有纪要。    ·做好会议的后勤保障。

系统集成企业如何在需求分析阶段进行更好的沟通呢？：    ·首先，系统集成企业应该了解即将做的项目背景、项目涉及到的业务属性和基本规律、业界的主流技术、业界和本企业以往的成功经验。    ·其次，了解项目本身的需求信息。    ·再次，项目组以业务咨询的角色对客户的业务模式提出建议。    ·最后，确定项目需求。

沟通计划编制

沟通管理计划：描述信息收集和文件归档的结构；描述什么信息、什么时候发送给谁、如何发送，以及发送结构；重要项目信息的格式、内容、细节水平；用于创建信息的日程表；获得信息的访问方法；更新项目沟通管理计划的方法；项目干系人的需求和预期分析；会议指导/电子邮件指导等

沟通计划编制的输入：    1．组织过程资产    2．项目章程    3.项目管理计划    4.项目范围说明书

沟通计划编制的工具和技术：    1．项目干系人分析  2．沟通需求分析    3．沟通技术

沟通计划编制的输出：    沟通管理计划

信息分发

信息分发：技术的使用；正式和非正式方式的选择；充分考虑沟通的复杂性

信息分发的输入：    工作绩效信息：    沟通管理计划：

信息分发的工具和技术：    1．沟通技术    ·书面和口头，听和说    ·内部的(项目内)和外部的(与客户、媒体、公众等)    ·正式的(报告、摘要)和非正式的(备忘录、专题谈话等)纵向的(组织上下)和横向的(与同级)    2．信息收集和检索系统    3．信息分发方法    4．取得的经验教训

信息分发的输出：    1．更新的项目管理计划    2．组织过程资产

绩效报告

绩效报告：状态报告；进展报告；项目预测

绩效报告的输入：    1．工作绩效信息    2．项目管理计划    3．预测    4.已批准的变更请求    5．可交付物

绩效报告的工具和技术：    1．信息表示工具    2．绩效信息收集和编辑    3．状态评审会议

绩效报告的输出：    1．绩效报告    2．预测    3．需求变更    4.更新的项目管理计划    5．建议的纠正措施    6．组织过程资产

项目干系人管理

项目干系人管理的输入：    1．项目管理计划    2．沟通管理计划    3．组织过程资产

项目干系人管理的工具和技术：    1．沟通方法    2.问题日志

项目干系人管理的输出：    1．问题解决    2．更新的项目沟通管理计划    3．组织过程资产