沟通和需求获取：

１、制定完善的沟通管理计划

２、在和客户沟通之前学习和项目相关的背景知识

３、用经验和技巧引导客户对需求进行明细化

４、对超出需求范围的需求或不合理的需求，应有技巧地说服客户，使用多种方式和客户进行沟通

应该怎么提高项目例会的效率？

１、事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中，确定例会的时间，参加人员范围以及一般议程等。

２、放弃可开可不开的会议。在决定召开一个会议之前，首先明确会议是否必须举行，还是可以通过其他方式进行沟通。

３、明确会议的目的和期望结果。

４、发布会议通知、在会议通知中要明确：会议目的，时间，地点，参加人员，会议议程和议题。事先明确会议议程和讨论问题，让参会人员提前做准备。

５、在会议之前将会议资料发送到参会人员。对已需要有背景资料支持的会议，应事先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上讨论，可以有效节约时间。

６、可以借助视频会议设备。对于异地参会人员或者需要演讲的场合，可以借用一些必要的视频设备，可以使会议达到更好的效果。

７、明确会议规则。制定会议主持人，明确会议主持人的职责，支持人要对会议进行有效控制，并营建一个活跃的会议气氛。

８、支持人要事先陈述基本规则，例如明确每个人的发言时间，每次发言只有一个声音主持人根据会议议程的规定控制会议的节奏，保证每一个问题都得到讨论。

会议后要总结，提炼结论。支持人在会后总结问题的讨论结果，重审有关决议，明确责任人和完成时间。

会议要有纪要。如果将工作的成果、完成时间、责任人都记录在案，则有利于督促和检查工作的完成情况。

做好工作会议的后勤保障。很对会议兼有联络感情的作用，因此需要选择一个合适地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程。对于客户或合作伙伴参加的会议更要如此。

可采用的促进有效沟通的措施如下：

（１）对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析

（２）对于具有不同沟通需求和沟通风格的人员组合设计不同的沟通方式

（３）除了进行项目例会外，可以通过电话，电子邮件、项目管理软件、OA软件等工具进行沟通

（４）正式的沟通的结果应形成记录，对于其中的决定应有人负责落实

（５）可以引入一些沟通模板

（６）在项目组内部培养团结的氛围并注意冲突管理

沟通渠道的数目：n(n-1)/2