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系统集成项目管理工程师考试案例分析要点:沟通管理
来源:信管网  2020年06月22日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

项目沟通管理包括如下过程:

①沟通计划编制。确定项目干系人的信息和沟通需求:哪些人是项目干系人,他们对于该项目的收益水平和影响程度如何,谁需要什么样的信息,何时需要,以及应怎么样分发给他们。

②信息分发。以合适的方式及时向项目干系人提供所需信息。

③绩效报告。收集并分发有关项目绩效的信息,包括状态报告、进展报告和预测。

④项目干系人管理。对项目沟通进行管理,以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题。

沟通管理计划编制过程一般分为如下几个步骤:

(1)确定干系人的沟通信息需求,即哪些人需要沟通,谁需要什么信息,什么时候需要以及如何把信息发送出去。

(2)描述信息收集和文件归档的结构。

(3)发送信息和重要信息的格式,主要指创建信息发送的档案,获得信息的访问方法。

通常,沟通计划编制的第一步就是干系人分析,得出项目中沟通的需求和方式,进而形成较为准确的沟通需求表,然后再针对需求进行计划编制。

沟通管理计划的主要内容:

(1)项目关系人沟通要求。

(2)对要发布信息的描述,包括格式、内容和详尽程度。

(3)信息接收的个人或组织。

(4)传达信息所需的技术或方法,如备忘录、电子邮件或新闻发布等。

(5)沟通频率,如每周沟通等。

(6)上报过程,对下层无法解决的问题,确定问题上报的时间要求和管理链(名称)。

(7)随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法。

(8)通用词语表。

常用的沟通方式的优缺点或特点介绍如下

1、书面与口头、听和说

书面的沟通方式优点是清晰,二义性少以及可以作为备忘录,也可作为双方沟通的证据。而缺点是缺乏人性化,如某些勇于较为生硬的话,容易使双方的关系出现矛盾。

2、对内与对外

项目经理通常采用不同的方式进行对内(项目团队内)和对外(对顾客、媒体和公众等)的沟通。对内沟通讲究的是效率和准确度,对外沟通强调的信息的充分和准确。对内的沟通可以以非正式的方式出现,而对外的沟通要求项目经理以正式的方式进行。

3、正式与非正式

通常情况下,正式(如报告、情况介绍会等)的沟通是在项目会议时进行的,而非正式(如备忘录、即兴谈话等)的项目沟通属于大多数场合的方式。

4、垂直与水平

垂直方向(从下到上或者从上到下)沟通的特点是:沟通信息传播速度快,准确程度高。

水平方向沟通的特点是:复杂程度高,往往不受当事人的控制。



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