为什么要考虑人的因素和工作习惯

　　所有的项目工作都是通过人来实施的。如果不考虑人的因素，目标很难实现。也就是说成功的项目管理或者提高项目的绩效，需要考虑人的一些内在因素，以及人们的工作习惯、人们的一些自然属性或者天性，同时采用一些创新的管理思维方法来开展项目管理。这种新的方法，一方面要考虑人的因素，另外也要考虑便于管理和便于跟踪。

图11-1 提高项目管理考虑人的因素

　　造成项目工期拖延的原因

　　1.学生综合症

　　在学生时代，经常会碰到这样一种现象，老师在课堂上布置一个作业，比如要提交一份学习报告，通常一周时间可以完成报告，但往往学生要求两周再交作业，也就是说在时间估算的时候通常会增加一个隐藏的裕量，或者是安全裕量。本来是一周可以完成的工作，但学生请求老师允许两周完成作业。如果老师同意学生的要求，答应学生们在两周之后再交报告，结果会什么样呢?

　　表11-1 估算中的隐藏裕量

　　在多数情况下，学生可能选在第二周开始的时候开始写这份报告。也就是说第一周他把空闲时间安排去做其他工作，从第二周才开始写。可能还有部分同学在第一周时间过去之后，并没有及时地开展自己的工作，而是又拖延一天，两天，甚至三天，这样一来，他的报告就不可能如期完成，即使靠加班加点如期完成也严重影响了报告质量。

　　表11-2 学生综合症(StudentSyndrome)

　　假设这个报告的完成要花5天时间，如果在第二周的星期三才开始这个工作的话，那么整个工作就要往后拖延。我们把这种情况称之为学生综合症。

　　有些人又把这种习惯带到现在的工作当中。有统计表明，学生综合症在很多项目、很多工作当中都得到了普遍的反映。因此这里总结出一条帕肯森定律。

　　2.帕肯森定律(Parkinson’s Law)

　　工作总是拖延到它所能够允许最迟完成的那一天(Workexpands to fit the allotted time.)。

　　也就是说如果工作允许它拖延、推迟完成的话，往往这个工作总是推迟到它能够最迟完成的那一天，很少有提前完成的。大多数情况下，都是项目延期、工作延期，或者是勉强按期完成任务。

　　3.项目延期原因分析

　　除了学生综合症所起的作用之外，还因为在通常工作当中，提前完成工作的人不但不受奖，反而会受罚。

　　为什么提前完成工作不会受奖而会受罚呢?

　　试想，如果你的公司老板交给你一项工作，计划10天完成，如果你用一周时间把它做完了，老板会有什么反应?他会认为可能这个工作本来就不需要10天时间，你在一周之内完成是非常自然的事情。因此你不会因为提前完成工作而得到老板表扬。如果第二次安排一个同样任务，项目计划就会从原来的10天缩短为7天，也就是说提前完成任务带来的结果是为下一个任务增加了难度。

　　类似情况也存在于产品销售中，或者工人加工生产产品的数量中，导致的后果是工作定额、销售绩效的定额总是每月或者每年增加。这样造成了有些销售人员本来有潜力可以使销售额做得更大，销售更多的产品，但是他不会选择这种做法，而是有所保留。因为他担心如果他今年销售额突破一个新高的话，很可能会导致明年有更高的一个绩效作为考核的基本水平，由于这种担心，每个人工作都会有一定保留，存在一定的安全裕量或者是隐藏安全裕量。

　　在这种条件下，与学生综合症结合在一起，导致了很少出现项目提前完成或者工作提前完成的现象，而多数都是项目延期、拖延。这是造成项目工期拖延的一个根本原因。

　　4.如何改进项目的管理

　　那么，怎么根据人的特点，根据帕肯森定律，根据学生综合症的工作习惯和特点，改进项目的管理?关键链法就是针对以上情况的解决办法。

　　关键链法和关键路径法的区别是：关键路径法是工作安排尽早开始，尽可能提前。而关键链法是尽可能推迟。

　　关键链法的提出主要基于两方面的考虑：

　　(1)如果一项工作尽早开始，往往存在着一定的松驰量、时间浮动和安全裕量，那么这个工作往往推迟到它最后所允许的那一天为止。这一期间整个工作就没有充分发挥它的效率，造成了人力、物力的浪费。如果按照最迟的时间开始做安排，没有浮动和安全裕量，无形当中对从事这个项目的工作人员施加了压力，他没有任何选择余地，只有尽可能努力地按时完成既定任务。这是关键链法所采用的一种思路。

　　(2)在进行项目估算的时候，需要设法把个人估算当中的一些隐藏的裕量剔除。经验表明，人们在进行估算的时候，往往是按照能够100%所需要的时间来进行时间估算。在这种情况下，如果按照50%的可能性，只有一半的可能性能够完成任务，有50%的可能性又要延期，这样就大大缩短原来对工作的时间估算。

　　按照平均规律，把项目中所有的任务都按照50%的概率进行项目的时间估算，结果使项目整个估算时间总体压缩了50%，如果把它富余的时间压缩出来，作为一个统一的安全备用，作为项目管理的一个公共资源统一调度、统一使用，使备用的资源有效运用到真正需要它的地方，这样就可以大大缩短原来项目的工期。

　　关键链法举例

　　比如从事一个简单的项目，这个项目包括这样几个任务，第一个任务是项目的设计，通常需要10周的时间，如果按50%的可能性进行估计，把估算的时间压缩一半，即5周内完成。第二个任务是两个阶段的开发工作，即开发一和开发二，假设每个开发的工作都需要大约20周的时间，我们在估算中分别给它安排10周，也就是说大概有一半的概率可以在10周内完成。类似的我们把剩下的工作——项目的文档工作也按照一个比较严格的估计——10周，项目的测试工作也是5周，这样我们把隐藏的裕量都予以扣除。如果在不考虑资源限制的情况下，这个项目的顺序应该是设计、开发、文档工作、项目的测试，按照关键链法进行估算，这个项目的完成时间总数只需要20周。这是一个非常严格的估算，很可能相应工作在实现周期内是不能完成的，还要进一步用关键链法来进行管理和控制，如下表。

　　表CCM举例：逆序排程+ALAP+估算(无裕量) 11-3　　

　　如果项目的开发人员在第一阶段和第二阶段都是相同的人员，而且人员有限，使得开发一和开发二只能串行进行，在这种情况下，这个工作整个在开发时增加10周，使得原来的估算从20周变为30周。这种状况并没有改变原来的估算性质，仍然是50%的概率，只有50%实现的可能性。

　　【总结】

　　在学生时代，可能很多人都碰到过这样一种现象，就是非到最后关头才匆匆忙忙完成任务，甚至交差了事。这就是学生综合症。这种现象也经常存在于我们的日常工作、生活当中，有人把它称为帕肯森定律，也就是工作总是拖延到它所能够允许最迟完成的那一天。这种情况造成的后果是不能完成任务，造成工作延期、项目延期，有些也只是勉强完成任务。

　　造成这种情况的原因除了人的特点之外，还因为工作提前完成不会受奖反而受罚。根据人的特点和帕肯森定律，在项目管理学中引出了一条新的概念——关键链法。也就是说，工作尽可能推迟，没有浮动和安全裕量，这无形中对项目工作人员施加了压力，使他没有选择的余地，只能尽可能地完成既定的任务，同时又缩短了原来对工作的时间估算。

　　关键链法的好处是最大限度地发挥工作人员的积极性和效率，可以提高项目的绩效;在项目管理中便于抓住重点，对重点工作进行管理;提前完成项目。