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论信息系统项目的采购管理
来源:信管网  2012年09月25日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

摘要
本文以我负责实施的某大型数字化校园系统工程为例,探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、项目采购的时机和方式,以及项目采购的外包管理。在该项目的实施过程中,我作为承建方的项目经理参与了项目的采购管理工作。我在项目的采购管理过程中,科学地运用了信息系统项目采购管理的一般知识及其指导方法,有效地制定了项目采购计划并保障其顺利实施,降低了项目的成本,顺利地完成了项目。
正文
项目采购管理是从项目外采购所需产品和服务的过程。通过流程化、标准化的采购管理和运作,运用高效合理活动,可以达到降低成本、增加公司利润的作用。
去年,为了实现几个职业教育学院的集中办学、节约教育资源、实现优势互补、打造具有区域优势的职业教育园区。某市委托某城市投资公司建设XXX大型职业教育园区。总合同造价8000万元人民币。我公司中标该园区的数字化校园系统工程的系统集成总包。数字化校园系统工程本着“总体规划,分步实施”的原则,分期分步实施。一期的建设范围包括:骨干管网建设、楼内综合布线、计算机网络系统平台、基础应用服务器平台、机房建设。作为系统集成的总包单位,除正常的施工流程之外,我公司担任的角色更多的表现为技术和管理的整合。
本人担任职教园数字化校园系统工程一期建设的项目经理,全面负责该系统工程项目的总集成商方面的项目管理工作。由于数字化园区涉及到的分部分项工程内容较广,竣工日期要求得非常严格。所以,肯定会涉及到的工程外包,同时要求设备采购的进程必须满足项目进度的要求。
在工作过程中,我灵活运用信息系统项目采购管理的一般理论和方法,科学的制定采购计划,策略的把握了采购的时机和方式,取得了较好的效果。最终按期完成了项目任务。表现在:
1、 项目采购管理的采购计划编制
业主单位要求我们必须在今年的5月1日之前完成职教园数字化校园系统工程一期的建设工作,这是一个硬性的指标,并在合同中做出了明确的约定。合同一签订,关于设备采购的各种问题随之而来,由于该系统工程的工期是固定的,而且时间相当的紧张;业主与我们签订的付款方式为除合同签订后预付款之外,其他的付款全部是支付相应的进度款。更为致命的是因为接近年底,由于公司财力原因,能够用于支付数字化校园系统工程项目采购的资金不是太充足;大多数的目标合作设备厂商的付款条件一般是款到付款;系统分包商一般要求必须支付合同预付款等等。可以说,项目采购工作如果不能顺利的完成的话,势必会造成工程施工进度进程中的无米下锅的窘境,以至于造成整个工程实施的失败。
本人作为该项目的项目经理要为整个工程的实施过程负责,面对项目采购面临的种种困难,必须逐一克服。“凡事预则立,不预则废”,项目采购计划的制定便是第一要务。考虑到上述制约项目采购计划的各种因素,制定该项目的项目采购计划必须权衡诸如采购时间、采购方式、工程进度、当前价格、市场供求状况等各种因素。由于,施工进度计划是必须严格执行的,所以发生在施工进度关键路径上的采购工作必须按照时间严格执行,即便是损失采购过程的某些局部利益;没有发生在施工进度计划关键路径上的项目采购工作,我们计划采用各种技巧和策略与设备供应商展开洽商,力图最大限度地降低项目采购的成本。这样项目采购便基本满足了施工进度的要求。
2、 策略的把握好项目采购的时机和方式
如前文所述,为使项目采购工作不至于耽误施工进度的进程。我们在进行与项目施工进度的关键路径有关的设备采购的过程中,不得已的牺牲了某些成本利益,为了能够弥补这些损失。我们就必须在进行某些项目设备的采购过程中策略的把握好项目采购的时机与方式。
有这样的一个机会,我们在采购系统服务器的过程当中,有着与我们多年合作经历的某设备代理商透露:近期,我们需要采购的服务器设备将会出现价格的调整,按我们现在的采购成本价计算,采购价格应该会下降10%左右。于是,我们及时推迟了采购计划中关于服务器采购的时间。此举,为项目采购降低了整体成本;为能够顺利完成项目采购计划打下了坚实的基础。
3、 项目采购的外包管理
还是考虑到施工进度的要求和采购成本的制约,数字化校园的所有系统工程的实施全部由我们公司自行实施是不合适的。如综合布线系统和机房工程中的机房装修部分。这样的工作,需要的大量的普工和各种工具,特别是工具,如果我们自行购置,施工完成后的折旧、保养等工作也会有不少的花费。通过分析,类似这种工作,对于我们最好的施工方式便是施工外包。通过外包,我们既转移了部分施工的风险又节约了部分施工的成本。于是,我们决定将数字化校园系统工程中的骨干管网、综合布线、和机房装修工程的施工全部外包。
有一家我们经常合作的施工单位是我们的首选外包单位,但是考虑到数字化校园系统工程中的上述外包工程系统多、工作量大、工期紧等诸多原因,我们意识到,把所有外包工程全部包给一家施工单位风险极大,为了化解这样的一些风险,我们最后还是决定将数字化校园系统工程中需要外包的施工分别承包给了3个施工单位。
事实证明,由于我们在项目采购管理工作中采取了正确的外包管理,使的我们的工程进展的比较顺利。
该项目历时7个多月,最终顺利完成了当初制定的目标任务,我项目部也被业主单位评为优秀项目部。能够取得这样的成绩,很大程度上得益于良好得项目采购管理工作,合理的制定项目采购计划;策略的把握采购的时机和方式;合理的管理采购外包,都是保障项目采购工作正确实施的关键因素!



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