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论信息系统项目的采购管理
来源:信管网  2012年09月24日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

摘要
本文重实际项目建设出发,讲述信息系统项目的采购管理过程、方法和技巧。2007年,我参与了上海市浦东新区市容环保局的“城管执法集成系统”建设,担任项目经理。在次项目中,我灵活运用了IT项目建设采购管理知识,并探索切合实际的方法步骤和技巧。集中体现在一下几个方面:一、做好采购元素分析,就是说分析论证出哪些产品或者服务需要采购;二、项目建设过程及步骤分析,做好采购执行顺序;三、做好采购元素工作说明书,就是明确定义采购元素的功能、性能、质量要求说明书;
四、分析可提供采购服务的供应商,作为待选的对象;五、重价格、功能和质量,及其供应商信誉资质方面,综合选择供应商;六、采购执行,详细定制采购合同,对采购的产品及服务、性能、质量、功能,及测试、验收、售后服务等细节在合同上作详细描述;由于项目建设过程中,我很好地运用了这些知识,很多项目采购的产品及服务保质保量,各供应商各尽其职,很少出现因为相互推委而耽误进度的现象。现在,我把如何进行运用采购知识的过程,详细阐述一下,以供交流,共同进步。
正文
2007年,我作为项目经理,参与了上海市浦东新区市容环保局“城管执法集成系统”的建设。该项目是上海是浦东新区市容环保局城管执法办公室主持的,是为了加快政府办公信息化及办公公开监督透明化而建设的。该项目包括政务信息化软件,移动指挥车,车载导航移动办公,全球电子眼,及数据服务器,网络服务器,指挥座席,机房,网络,指挥中心装修等环节。我公司是系统集成总包商,信息化软件由我公司开发,其他元件代理执行采购。
项目建设过程中,我从实际应用出发,灵活运用了项目采购的知识,并逐步探索各种技巧和方法,其体现在以下方面:
一、 充分进行采购元素分析,指出哪些产品和服务需要采购。采购分析在项目管理节点上,应该是项目规划和项目方案已经产出,采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。其过程是,分解方案,分解方案任务,列举采购元素。在这个过程中,分解要细,估算要准,否则采购就会出问题;采购不足,或者采购过量,都会带来麻烦。在本文项目建设中,有一项采购就是“全球电子子项目”采购,其构成有全球电子眼服务租用,电力布线,电信布线;其“全球电子眼”服务租用容易实现,但是电力,电信光线布线就不是那么容易。布线的位置在整个浦东区的某某道路或者某某广场大厦口。有的地方需要挖路通线,有的地方偏僻,根本就无接电箱及光纤接入口,这个工程可能很打。我坚持一定要对每一个实施点做好可行性方案规划,把每一项成本和服务都要分析出来。事后证明,如果不是当时方案细节分析到位,采购远远不足,而项目还有可能因此而破产,因为有一些实施成本需要上110万,必须更换实施点。因此充分的采购分析,是大型项目建设不可缺少的,需要做得很好而且要细。
二、 根据项目方案、规划,做好采购步骤及顺序规划。在“城管执法集成项目”建设中,采购范围很广很多,如果一揽子采购,无前后顺序之分,将对项目建设带来混乱。因此我根据项目建设的步骤,陆续进行相关的采购,合适合适地进行采购选择,采购合同,采购测试及采购验证,既能保证采购质量,又能合理安排工作任务和人力资源。
三、 做好采购元素工作说明书,明确采购元素的功能、性能、质量及集成要求。作为信息项目经理,集成百家之长于一个项目,其重要的管理理念,我以为就是明确各家之者,让其保质保量,而且要能合理有理有据地综合调度,集成整合。所以,各类采购工作说明书要详细到位,出现偏差可以提前预防。在指挥中心视频监控显示大屏幕采购过程中,有一家供应商报上来的产品其图像效果及价格都很让客户满意;但其不支持计算机屏幕抓屏,需要我方调用其接口,将数据传送。这样的话,我们软件设计界面无法按照客户的要求投放到大屏幕上。因此我根据工作说明书,否决了这个供应商,客户也认同这个做法,否则他们业务需求将达不到他们的要求。试想如果当时不是工作说明书规定得好,而且本人又大意也没有看软件设计,那么一个大麻烦就来了。
四、 根据采购元素,分析潜在得供应商。同类的产品,有多家供应商可以选择,也是件重要的因素。这样可以避免单个供应商盲目报价,作为采购方,也有个多重选择的机会。
五、 从价格、功能、性能及质量,以及供应商信誉,在市场的产品声誉,多方面综合选择供应商。有的产品性能质量很好,但功能不够不能买;有的性能质量不好也不能买;供应商信誉不好,无法得到技术支持也不能买。
六、 接下来就采购执行了。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”,合同中定义不清楚或者不定义,在项目建设时,项目经理就无法控制各个供应商。从法律之外,也许可以通过人际关系或者公司合作关系,促成有效的合作。但我认为最直接有效的还是采购合同。在此我想多提一些见解。在我们国家的信息项目建设时,项目经理往往从技术岗位上提升上来,对市场、合同知识了解不多,我特别提醒的是,作为项目经理,这个知识十分重要。项目管理知识体系中,也单独分出一章合同知识。对于信息项目采购,其又添加很多专业知识在其中。对于采购的产品及服务,其功能、性能、质量、实施、部署、测试、验证、验收,每一个环节都需要详细的规定。如果说前面段落将的都是草稿,那么合同就采购计划、采购分析、采购工作说明书、采购选择结果的综合产出正式文稿就是采购合同。我在本文说提项目采购过程中,详细做了合同制定。事后证明,这个工作十分重要。有的供应商推委责任,或者相互推委,我就拿出合同,让他们老老实实地做事,项目才得以顺利进行。
以上所述是我在采购管理的基本过程。也在实际应用中,出现一些不足之处。其主要有:一、采购分析难以100%精确。还是存在一些遗漏,尚需要在实际的实施微微调整。二、各供应商合同不能完全成为调度的“宪法”,有时需要通过谈判、相互让步。这两点在采购管理执行时,需要作为技巧来学习,以让自己的采购管理技术及技巧更加完善。
结尾
最后,我想说,采购管理时信息项目管理知识体系重要的一章。做好采购分析,明确采购内容制定采购工作说明书,同时制定采购顺序,最后还要制定好采购合同。这是我在项目采购管理学习和实践过程中的整体认识和体会。



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