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信息系统项目管理师考试论文:论信息系统项目沟通管理
来源:信管网 2011年10月25日 【所有评论 分享到微信

项目概述:

       某公司是一家互联网信息和电信增值信息综合服务商,运营中国首家宽带门户及电信增值业务,网站注册用户200万。提供了三项主要服务:聚合了海量影视、歌曲、动漫的特色内容供广大网民在线播放与下载;提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服务,使网民打造自己的个性化网站与互动平台;声讯IVR、短信等SP增值业务。随着公司业务不但发展,急需一个业务运营支撑系统,以解决计费、收费、结算等切实问题,保障各项服务持续、稳定的开展。

       我作为开发方的项目经理,全程参与了BOSS系统的建设,主要工作职责为需求分析项目管理,也承担了部分数据库设计的工作。系统采用Stusts+Hibernate主流Web应用框架,以Linux作为开发平台,java为主要开发语言,数据库和应用中间件分别使用Oracle 10g与Weblogic。BOSS涉及的功能点较多,具体包括用户的注册与开户、建立简单的三户(用户、账户、客户)管理系统;实现站内单点登录统一认证(SSO);提供服务目录后台管理;支持包月、包时段、单次等多种服务订购计费模式;建立DRM访问控制;支持116声讯代收费、网上银行、手机钱包等多种支付接口等。

       BOSS系统有一定的难度和复杂性,而且该项目涉及的干系人面广人多,因此,加强项目的沟通管理非常重要,沟通是否有效,渠道是否顺畅直接关系到项目的成败。影响项目成功的三个主要因素(用户参与、高层支持及清晰的需求定以)都依赖于拥有良好的沟通技能。项目沟通管理主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理等过程。根据该项目的具体情况,我制定了合理的沟通计划,使用多种沟通技巧和项目实施情况报告形式,确保系统如期按质完成。

 

1.  制定切实可行的沟通计划

    首先要做的工作是确定项目的所有干系人,了解每个干系人的基本情况。我们使用Excel制作了联系人列表,人员包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等。

信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等,做到简洁明了。把联系人列表发送给每个干系人,并及时更新,以保证沟通渠道的畅通。另外还编制了项目文档模板,包括会议纪要、工作报告、开发文档等,统一文件格式,使文档管理规范化。[信息系统项目管理师网cnitpm.com]

需要了解每个干系人对项目的期望,想要的得到的项目信息及时间。确定工作汇报方式,明确什么时间、以什么形式向谁汇报。在该项目中,我们采取的方法是:项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报;项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式;紧急情况通过电话及时沟通;每两周项目组进行一次当前工作沟通会议;每周同客户和上级进行一次口头汇报。另外,项目组实施了重大问题报告评估制度。这里所谓的重大问题,指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。比如,由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定,有时需要支持公司其他的项目,项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。

事实证明,我们通过采用这些方法、过程和文档模板,使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅,提高了沟通的效率,保证了项目按计划完成。

 

2.  使用多种沟通技巧

在任何项目中实施过程中,为了提高沟通的效率和效果,需要把握一些基本原则,而且项目进展的不同阶段以及对待不同的沟通对象,也要使用多种沟通方法。在需求分析阶段,作为项目经理,需要经常与用户进行沟通。为了准确把握用户的需求,获取更多的信息,需要召开的需求讨论会,由客户方代表和开发小组的项目经理、系统分析员、主要开发人员参加,双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。这种会议召开多次,每次对需求进一步细化,对某些不明确或认识不统一的地方逐一确认,直到双方对需求达成共识。除了正式的会议外,我们还经常采用非正式沟通的方式,与客户拉近距离,在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。

       为了及时了解项目的真实情况,包括项目的当前时刻,时间、成本、资源消耗,还需多少时间、成本、资源,项目中遇到得问题等信息,与项目开发团队成员的沟通是必不可少的。本项目的重点是系统架构的设计,所以我与系统机构师的沟通非常频繁。本项目的架构师是一名软件工程的研究生,有多年BOSS系统设计开发经验,技术水平比较高。但有时表现比较自负,不易听取别人的意见,说话的语气、神态也让人难以接受。我作为项目经理,一方面抱着学习的态度,虚心听取他对系统建设技术上的见解,另一方面在探讨技术问题同时,指出团队合作的重要性,努力协调他与开发小组其他成员的关系。在不断的磨合中,项目团队的凝聚力有所加强,逐渐形成了一个有战斗力的集体。

       会议是项目沟通的一种重要形式。如何组织高效的会议也是项目经理需要考虑的问题。[信息系统项目管理师网cnitpm.com] 在本项目中,我们的做法是:事先在沟通计划中制定例会制度;明确会议的目的和希望解决的问题;会议前将会议资料发到参会人员;由专人记录会议纪要;会议最后要有结论。按照这种方法,节约了时间和会议成本,有效解决了项目中遇到的问题,保证项目正常实施。

 

3.  实施进展情况报告

BOSS系统的实施直接关系到某公司业务的开展,开发方和客户方的高层很关心项目的状态和进展问题:时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。对于项目经理来说,就应该及时给相关人员反馈这些信息,特别是将会有延期、将添加项目成本、质量将会有问题的苗头等,必须提早汇报,以及时调整工作计划。

在本项目中我们采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。定期报告就是在某一特定时间内将完成的工作量向干系人汇报,报告的时间和频度在沟通计划中制定,报告的主要内容包括:项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。在项目进行到重要阶段或里程碑式的项目发展阶段,就要进行阶段评审。如需求评审、概要设计、详细设计评审、代码复审、测试计划评审等。在出现重大问题时,进行紧急报告评估,内容包括:当前发现的问题、相关影响、如何解决(所需资源)、问题紧迫性(必须什么时间内得到反馈)等。

项目干系人对及时取得项目情况表示满意,并对得到的信息及时反馈,共同解决项目执行中的问题。

 

结束语

主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和成本,保证项目成功。正是由于在BOSS项目的建设中良好的沟通和冲突管理,才保证了项目如期完成。目前系统运行正常,受到了客户和本公司领导的一致好评,对项目给予了较高的评价。某公司高层也对在本项目中BOSS产品功能和所起得作用给予肯定。

当然,每个项目都具有自身的特点,沟通方法、沟通形式都可能不同。但是无论怎样,作为项目经理,必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行,因此,如何更好地把握项目沟通的原则,改善沟通技巧并灵活运用到实际项目中去,还有待于我们去研究、探索、实践和总结。

 

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