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信息系统项目管理师采购管理论文框架
来源:信管网  2014年05月08日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论
此处省去1000字(摘要+项目背景……)
 
项目的采购管理,包括采购计划编制、编制合同、招标、供方选择、合同管理、合同收尾等六个过程。是从项目外采购所需的产品和服务的过程,通过流程化、标准化的采购管理和运作,运用高效合理的活动,可以达到降低成本、增加公司利润的目标。
 
xxxx项目第三方相关软、硬件设备的采购,贯彻集团公司要求,控制成本,由省公司统一集中采购,本项目不涉及第三方软件、硬件的采购。因该项目规模较大,为降低人力成本风险,聚焦于核心系统的开发,我们将部分系统非核心内容进行发包,包括需求变化比较频繁的报表统计子系统、用户自服务门户、已经卡商管理门户子系统等,这些内容个性化定制比较严重,技术含量不高,但又非常重要,为降低风险,节约成本,我们将这些子系统进行外包采购,对供应商进行公开招标,采购管理的对象主要本项目的技术开发服务。根据项目实际情况,我把采购管理工作的重点放在合同编制、供应商选择以及合同管理上,目的是保证技术开发服务的外包采购能够顺利实施,并严格按照合同要顺利履行。在工作中,我根据实际情况,采用了灵活的工作方法,取得了较好的效果。
 
一、高度重视合同编制
为了保障外包采购的有效性,按时、高质量的获得外部产品和服务资源,必须高度重视采购合同的编制过程。合同编制过程包括准备招标所需的文件和确定合同签订的评定标准两部分。在这个环节,我主要组织业务部门专家,通过头脑风暴的方式来准备合同编制过程中的采购文档及评标标准。采购文档的主要目的是用于向潜在的供应商征集技术方案建议书,以此了解供应商对外包产品及服务的理解程度,我们结合xxxx项目的整体技术方案,将报表统计、用户自服务门户、卡商管理门户三个子系统内容进行梳理,我组织业务部门产品经理及架构师封闭两周时间,将子系统的功能特性、非功能特性以及与自有研发的其他子系统的交互内容等都明确的定义清楚,并组织公司专家库专家集中评审,最终形成请求建议书(RFP),做为供应商编制技术方案建议书的输入,RFP的质量不仅决定了对外包供应商的技术要求,也为外包工作量评估的精确程度提供了依据。在制定合同采购文档的同时,制定了对建议书的评级和打分评估标准,提出了对外包供应商的资质及各方面能力的明确要求。
 
二、公平公正的供应商选择
供应商选择至关重要,直接决定着项目的成本,良好的供应商能够为项目的顺利实施带来保障,否则就会为项目的失败埋下伏笔。供应商选择必须秉承公平、公正、公开的原则,对参考招标的合作伙伴,进行客观公正的评估,来选择真正能够为我们降低风险、提供专业的技术服务、并且确实起到降低成本作用的供应商,做为我们项目的外包合作伙伴。
 
商务标由公司商务部统一处理,我们从项目成本角度协助参与。我做为业务部门项目经理,重点关注技术标部分的独立评估,我采用加权系统做为供应商选择的工具和技术,组织专家从几个维度来考量供应商的技术维度的适合程度,将不同的评价标准设定不同的权重。其一,公司类似项目实施经历;第二,相关技术能力储备水平;第三,外包业务服务的理解程度;第四,现场响应速度及售后维护服务;第五,企业规模与资质。在几个细项中,我将业务服务的理解程度,以及相关技术能力的储备水平设置了比较高的权重,以保证合作供应商的实施能力,避免因供应商能力不足而不能满足项目整体进度及质量的要求。组织公司专家库专家通过技术标的比选背靠背打分的方式,客观给出各个投标供应商的技术能力,结合商务报价,最终选出合格的供应商做为xxxx项目的外包合作伙伴。
 
三、严格的合同管理
确保供应商能够正常的履行合同,按时保质的交付xxxx项目外包部分内容,是我带领项目团队执行严格合同管理的主要目的。我通过合同管理,重点监控两块内容,第一是监控合同方的成本、进度等绩效信息,第二是外包采购产品的质量。在合同管理的过程中,针对不同的合同监控内容,我采用不同的工具和方法。针对成本进度绩效,我要求供应商以书面的周报、月报的形式提交项目绩效报告,准确的掌握供应商如何有效的达到合同目标的相关信息,通过阶段性里程碑的设立,定期的监督和控制供应商产品的输出情况。针对外包产品服务质量,我安排专职子项目经理负责,与供应商制定双周例会的方式,走动式管理,直接到供应商办公现场进行检查和审计,对阶段性输出物执行检查和评审,识别供应商的工作程序、产品服务的功能及特性,保障交付物的过程质量。
 
经过上述过程的努力,项目的外包采购管理过程得到了有效的保障。经过团队的共同努力,该系统顺利在2011年11月份正式上线,半年后通过初验。回顾项目的整体采购管理工作过程,虽然基本上满足要求,但仍然存在许多小问题,包括外包采购执行过程中,供应商对于人员稳定性不够,导致进度出现小范围的延迟,以及合同收尾过程阶段性付款的时间有所延迟,导致给合作伙伴造成考核上的压力等。发现这些问题后,我们及时的采取应急措施进行补救,总体上没有对项目进展造成大的影响。
 
综上所述,严谨的合同编制、公平公正的供应商选择、持续严格的合同管理,是我项目中采购管理中的几个主要实践,为项目的成功奠定了基础。在以后的项目整体管理工作中,我要加强关注各相关方利益的权衡,继续深化各方沟通,努力提高项目管理水平,更好地完成项目实施管理。


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