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人员沟通-系统规划与管理师教程
来源:信管网  2018年07月10日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

系统规划与管理师教程:人员沟通

2.人员沟通

人员沟通在“风暴期”中显得尤为重要。因为在这个阶段,大家有可能质疑系统规划和管理师的能力。如果系统规划与管理师是在这个团队里被提拔上来的,大家对他还是比较了解。如果系统规划与管理师此时面对的是一个全新的团队,且员工的风格又大部分都是技术型的,对系统规划与管理师的能力也不太了解,那么,此时的系统规划与管理师就要多利用自己在管理上的优势,不断与要完成关键指标的员工保持密切沟通,多听、多问、多了解员工的想法,看看他们在执行过程中遇到什么困难,是否需要帮助。

在这个阶段,系统规划与管理师一定要想办法在一两件自己擅长的事情上,建立自己在团队中的威望,让大家感到系统规划与管理师是有能力的,也能为大家解决一些问题。

系统规划与管理师一定要有人际敏感度,就是要处理好与团队成员之间的关系,因为时间短、任务重,大家的压力都很大,如果能一起挺过这一关,就将为后续的合作打下良好的基础。

在现实IT服务项目当中,经常会出现一种情况,即整个IT服务团队长期驻扎在客户现场,有的员工从一招进来就进入该项目,平时只有开会或费用报销时才回一趟公司,一个项目结束后,又很快被派到另外一个项目上,还是重复以前的工作状态。一段时间后,对客户的了解比对自己公司或组织的了解还深。因此,这些员工很容易被组织忽略,他们也往往缺少对公司企业文化、价值观的了解,所以流失率相对较高。其实这样的员工随时处于风暴期当中,如果系统规划与管理师的关注度不够,处理不当,很容易造成人员流失,再次陷入匆忙的招人/调入、工作交接或和客户解释工作的旋涡中,所以,系统规划与管理师需要对他们多关注,尤其是在他们需要组织帮助、需要系统规划与管理师帮助的时候。那么,他们平时不经常在公司内,系统规划与管理师怎样才能知道他们对公司或组织的需求呢?

很简单,系统规划与管理师可以多花些时间主动与这些员工进行沟通。定期召开现场会议或电话会议,随时向他们传达公司或部门近期发生的大事,以及客户对他们工作的评价,往往员工很在意客户通过第三方给他们的评价。在此,系统规划与管理师一定要注意的是,这种反馈要以正面的信息为主,如果客户提出来的确有需要改进之处,那系统规划与管理师也要站在员工的角度一起想办法解决问题,而非刻板的传达客户的不满。此外,系统规划与管理师一定要与这个团队的小组长多沟通,因为平时大部分时间,异地团队是靠这个小组长来带领的,他的一言一行对整个团队影响非常大。

除此之外,系统规划与管理师也可以不定期地去客户现场看望他们,从情感上照顾他们,让他们亲身感受到被重视的感觉。还有一种实际情况是“小团体”现象。通常遇到这种情况,系统规划与管理师都很头疼,尤其是在风暴期,如果没有处理好这个问题,系统规划与管理师就会有被架空的风险。“解铃还须系铃人”,这个系铃人就是这个小团体的精神领袖,他们往往以资格老或能力强而取信于众。所以,遇到这种情况,系统规划与管理师首先要切忌一个思维定式,即“只要是小团体,就肯定是不好的”,其实未必如此,仔细分析,小团体的凝聚力往往非常强,执行力也非常强,如果这个团队能在正确的方向上贡献他们的聪明才智,这时不但没必要去打散他们,甚至可以对其中做得比较好的员工给予一些鼓励,请他介绍自己的成功经验,往往这些员工在介绍成功经验时,就会意识到自己成功的特殊性,系统规划与管理师可通过不断让小团队的个人分享成功的方式,让他们多与其他团队成员进行更多的交流。

如果小团队的方向与整个项目团队乃至整个组织的方向不一致,而且系统规划与管理师与“系铃人”多次沟通还没效果,系统规划与簪理师就要考虑是否在工作分配或岗位分配上做些调整。总而言之,一切出发点都是以组织和团队的整体利益为主,而非系统规划与管理师的个人判断。



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