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论信息系统项目沟通管理论文范文
来源:信管网  2016年10月21日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

【摘要】

2015年2月初我作为项目经理主导实施了某市某汽车股份有限公司MES项目,该项目投资650万元人民币,建设工期为13个月,通过该项目的建设解决了该工厂的多车型多批次小批量混线生产、线边生产消耗拉动物料需求、供应商供货管理、高位货架管理、关重件扫描控制、质量问题追溯、一车一档等问题,同时和企业的SAP、SRM、QNS系统做集成解决了企业的信息孤岛问题。该项目于2016年3月份,通过了业主方的验收,获得了用户的好评,并作为重点试点单位,向其他生产基地推广实施。

本文结合作者的实际项目经验,以该项目为例,讨论了信息系统建设过程中的项目沟通管理,主要从以下几方面进行阐述:1、识别项目干系人,并了解这些项目干系人对项目的收益和影响,谁需要什么样的信息,什么时候需要。2、针对不同的项目干系人以合适的方式及时提供信息。3、收集项目的进度情况、状态信息和预测信息,编制绩效报告。4、对项目沟通进行管理,满足信息需求者的需求,并解决项目干系人之间的问题。

【正文】

2015年2月初我作为项目经理主导实施了某市某汽车股份有限公司MES项目。系统上线后通过一系列的拉动关联,重组和优化了公司的业务流程,构建起采购、供应商、物流仓库、总装车间、焊装车间、涂装车间、冲压车间之间的内部集成的一体化系统,使整车生产的信息化管理程度和按需配送物料的及时响应度得到了明显的提高。该项目开发语言采用C#.Net、J2EE,数据库采用oracle 10g,中间件采

用weblogic10,系统采用C/S架构,数据库服务器为RedHat Linux,应用服务器为windows server2003企业版,开发工具使用eclipse3.0 和Vs2008,其中应用服务器和数据库服务器硬件均采用机架式IBM X3850系列。

众所周知,在项目实施过程中,沟通管理占用项目经理工作量将近90%。而且由于本项目涉及到的系统多——需要4个系统做集成,人员广——涉及到的开发团队有3个,业务部门有7个,因此,在本项目中,沟通管理尤为重要。在本项目管理中,我作为项目经理除了对其余管理领域进行克制恪守的管理外,特别对沟通管理从以下几个方面进行了管理。(过渡段)

一、 识别项目干系人,了解项目干系人的需求,编制沟通计划

1、 识别项目干系人:项目开始后我作为项目经理带领项目团队(业务顾问2人,.Net 开发工程师3人,Java开发工程师2人,SAP开发工程师1人,测试工程师1人,项目配置管理员1人)深入甲方现场并协同甲方召开了项目启动会,根据项目章程中的公司组织架构了解了参与本项目的各个项目干系人,如:总经理、生产副总、采购部部长、四大分厂厂长、物流部部长、以及关键操作岗的业务骨干。会后对项目干系人进行了分析和总结,生产副总负责项目所需资源的总协调,采购部长、四大分厂厂长、物流部部长和相关岗位的业务骨干负责需求的提出和系统上线后的具体使用,其中采购部长、四大分厂厂长和物流部长会对项目的收尾和验收起决定作用,因

此我们在做需求和范围定义的时候必须要充分考虑这个几个部门的要求。

2、 了解项目干系人需求:从事多年项目管理经验的我深知,需求是龙头,因此带领项目成员通过访谈、现场观察、交流会的方式去挖掘各个项目干系人的需求。经过30多天的时间了解了各项目干系人对系统的功能需求、性能需求,编写了项目需求文档说明书,然后召集项目干系人进行需求的确认、评审和高层领导的会签,确定了项目需求基线,为后期的项目管理确定了基础。

3、 通过以上的项目干系人的识别分析和项目干系人需求的了解,我们确定了项目沟通计划,确定了沟通的内容、方式、频次、时间、地点和沟通时需要项目组提供的资料等,如:每周五上午8点在总装厂会议室以现场会议的方式进行沟通,项目组所有人必须全部参加。项目经理以PPT的方式提供项目绩效报告和在项目中遇到的问题,会议记录以电子邮件的形式发送给项目组所有干系人并抄送给主管副总裁。

二、 采取合适的沟通方式把项目干系人的所需信息在合适的时间提供给项目干系人

1、 沟通方式和分发方式:在项目实施过程中,为了保证项目组有足够的工作时间同时为了提高工作效率,我们采取了多沟通相结合的方式进行沟通。如:项目组内部的咨询顾问2人、开发工程师4人、测试工程师、配置管理员出现问题的时候,我们及时的进行口头沟通,尽快的解决问题,事后会把项目中遇到的问题和解决办法

以电子邮件的形式分发。和用户进行沟通时,我们采用正式的会议的沟通方式并结合文档,所有的涉及到需求变更的、设计的、进度的、测试的、以及形成的相关决议的等信息必须以文档的形式分发并归档。

2、 总结经验教训:由于本项目涉及的系统比较多,各种接口众多,集成度要求高,在项目实施过程中总会出现业务设计和技术实现方面的问题,有时候解决一个问题需要查询大量的资料才能解决,为了以后再遇到这种问题能够很快的得到解决,我们在把问题解决后都整理成一个解决方案,并将方案分类是技术解决方案的还是经验教训的,将方案加入到我们知识库中。如:我们的知识库中已经包含了.NET 、J2EE、SAP、Webservice等总计超过15000条的经验分享,这也是我们项目能够成功实施的一个宝库。

三、 了解项目进度情况、项目范围、项目状态、项目预测等信息,并编制项目绩效报告

1、 收集项目绩效信息:在项目管理过程中,我通过微软的Project2010 进行项目计划的管理。每天下午临下班前半个小时,我会挨个了解当天的项目业务顾问设计情况、开发工程师的开发情况、测试工程师的测试情况和已完成任务的百分比,并在project中更新进度比例。定期收集经过项目内部评审过的设计说明书、测试计划、用户手册等

2、 项目状态评审:在项目实施过程中,我要求项目组内部每周四下午召开项目状态评审会议,会议评审相关的接口设计说

明、测试用例和测试计划、用户手册等,项目组内成员可以把在项目中遇到的问题提出讨论解决,如果不能解决的我会协调公司其他的资源来协助解决。每周五上午和用户部门召开项目例会,汇报项目绩效报告和需求变更请求的讨论。

四、 与项目干系人进行沟通协调,处理好项目干系人之间的关系

明确问题记录和沟通方法:在每周和客户之间的项目例会中,我会把系统中已发现的问题清单列出,和业务部门讨论哪些问题需要系统提供功能实现的并明确责任人,哪些问题是属于管理方面需要改善的,要让项目干系人清楚的了解项目的进度情况和他们需求是否匹配。将在会议中形成的决议通过电子邮件发给项目干系人,避免由于信息沟通不畅引起的不满。

【结尾】经过我们团队的不懈努力,历时13个月时间,本项目终于与2016年3月,通过了业主方组织的验收,本项目的顺利验收,解决用户企业整车生产多品种共线生产的问题,得到了业主方的好评,同时也为向其他生产基地重点推广该项目奠定了基础。本项目的成功得益于我成功的沟通管理。当然,在项目中还有一些不足之处,比如 :在项目的实施过程中,由于采购的条码打印机无法打印,后来有供应商从厂家派遣技术人员过来才得到了解决,影响了供应商交付模块的上线,不过,经过我后期的纠偏,并没有对项目产生什么影响。在后续的学习和工作中,我将不断的充电学习,同时进行业务交流,提升自己的业务和管理水平,力争为我国信息化建设做出自己的努力。



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