信息系统项目管理师沟通管理论文框架 - 软考论文

信息系统项目管理师沟通管理论文框架

来源：信管网 2014年05月05日【所有评论】

此处省去1000字（摘要+项目背景……）。

沟通管理是项目管理的重要组成部分，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。沟通对项目的影响是潜移默化的，沟通的成败决定着整个项目的成败，沟通的效率影响着整个项目的成本、进度、质量。沟通主要是确定项目干系人的信息交流和沟通需要，确定谁需要什么信息，何时需要信息，以及如何将信息发送给他们。沟通包括四个过程，沟通计划的编制、信息发布、绩效报告、项目干系人管理。这四个过程彼此交互，且与其他管理过程相互作用，共同保障项目目标的达成。根据该项目的具体情况，我制定了合理的沟通计划，使用多种沟通技巧进行信息发布，灵活的沟通方式，做好项目干系人管理，确保系统如期按质完成。

一、制定切实可行的沟通计划

第一步要做的工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。我们使用Excel制作了联系人列表，人员包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等。信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。把联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。由于该项目干系人众多，如何识别出重要的项目干系人及其需求，是制定项目沟通策略的关键，我利用项目管理方面的知识，在项目组内部组织了一次头脑风暴会议，列出了项目干系人名单，并对其沟通需求进行了初步的分析，通过此次会议我们初步识别出了所有重要的项目干系人及其需求。另外还编制了项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。在识别干系人的基础上，我们进一步讨论明确每个干系人对项目的期望，想要的得到的项目信息及时间，确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报等。

事实证明，我们通过采用这些方法、过程和文档模板，这些措施的制定为我们及时准确的了解项目干系人需求，制定高效、正确的沟通策略提供了重要的保障。

二、采用多元化的沟通方式，落实信息发布

针对项目关系人众多、项目信息沟通复杂的现状，我们采用多元化的沟通技术及方式。我们建立IM群，将项目相关方技术人员全部集中在群内，要求统一格式群内名称，按照公司名+员工姓名的方式，建立即时通讯的消息群组，让技术人员在项目实施过程中，随时沟通。研发团队、设备供应商、业务提供商各方交互需要大量细节的技术问题，需要交流澄清，这时IM群消息实时广播，并能够实时响应的特点就能够很好的满足各方技术人员交流的需求。另外，我们确定周例会制度，每周五下午定期组织项目组例会，对本周项目工作进展、遇到的问题、下周工作计划进行沟通，并发起项目状态报告，发送给项目管理计划中定义的所有项目干系人，需要重点关注的问题会在邮件中制定责任人，限定期限予以跟踪解决。每月底，以月为维度，汇总当月项目进展及存在的问题，发布项目月度报告。除此之外，在项目阶段里程碑，我协调业务部门总监，组织省公司认证支付室、地市公司数据部、设备/业务供应商等召开阶段性项目状态报告会议，准备PPT材料，将项目阶段性进展及成果与各个项目干系人当面沟通汇报，使各干系人了解项目进展情况，并确认项目阶段性交付物是否满足项目需求。

通过多种方式的信息发布，大大的提高了沟通效率，消除沟通过程中信息不对等，信息不及时的障碍，提高信息沟通的有效性。

三、做好核心项目干系人管理

xxxx平台项目能否真正的发挥应有作用，很大程度上依赖地市公司业务接入的积极性，只有数量众多、用户粘性高的优质业务接入到平台上，才能将业务应用运营支撑好。地市公司行政上与省公司存在隶属关系，需要省公司数据部的大力推动甚至行政干预才能推动项目的落地实施。我带领项目组积极准备材料，组织局方项目经理对项目的实施进行汇报和审查，同时协调公司主管业务的副总多次拜访省公司主管认证支付室的数据部副总，也邀请事业部总经理向广东省主管业务的副总沟通汇报，向高层建议及时验收、并向集团数据部申请科技创新奖项，在各兄弟单位形成标杆效应。通过频繁的高层互动，收到了良好的效果，省公司领导的重视，直接影响地市公司合作的积极性，在广东各个地市，项目顺利完成与各个业务应用供应商的联调测试及接入。借助高层的交流互动，有效的做好项目主要干系人的沟通管理，为项目的按时保质实施提供了基础。

经过团队的共同努力，该系统顺利在2011年11月份正式上线，半年后通过初验，得到客户的好评，本项目的成本得益于我成功的整体管理。回顾项目的实施过程，虽然项目交付物基本上满足客户要求，但仍然存在一些不足之处，譬如沟通模板更新不及时，特别是公司的模板及表格，是针对纯软件产品的模板，没有涵盖硬件集成部分，导致POS设备供应商、IC卡商等合作伙伴在反馈联调测试报告时，无法有效反馈等问题。发现这些问题后，我们修订了模板，并存入公司知识库。针对问题，我们及时采取应急措施进行补救，总体上没有对项目进度、成本及质量造成大的影响。

综上所述，科学的项目沟通管理计划、多元化的信息发布渠道、灵活的项目干系人管理，是我项目中沟通管理中的几个主要实践，为项目的成功奠定了基础。在以后的项目整体管理工作中，我要加强关注各相关方利益的权衡，继续深化各方沟通，努力提高项目管理水平，更好地完成项目实施管理。