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论信息系统项目的成本管理
来源:信管网  2012年03月30日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论
[博主按]:下文为2009年9月份北京高级班上一位同学的论文作业,可以看出在论文中,他漏掉了“成本预算”这一环节,这是一个重大的疏漏。即使在现实工作中,你不负责制定预算,但是在预算制定过程中,你应积极参与,不仅是为了考试写论文,也为了争取你的现实权益,否则就会出现“巧妇难为无米之炊”窘迫的局面。
试题一  论信息系统项目的成本管理
    项目成本管理是项目管理的一个重要组成部分,它是指在项目的实施过程中,为了保证在成本约束下完成项目而开展的估算项目成本、编制项目预算和控制项目成本等方面的管理活动。
    为保证项目能完成预定的成本目标,必须要加强对项目实际发生成本的控制,一旦项目成本失控,就难以在预算内完成项目,不良的成本管理会使项目处于超出预算的危险境地。在项目的实际实施过程中,项目超预算的现象还是屡见不鲜。实际上,只要在项目成本管理中树立正确思想,采用适当方法,遵循一定程序,严格做好估算、预算和成本控制工作,将项目的实际成本控制在预算成本以内是完全可能的。
    请围绕“论信息系统项目的成本管理”论题,分别从以下三个方面进行论述:
    l.概要叙述你参与管理和开发的信息系统项目以及你在其中担任的主要工作。
    2.结合你所参与的项目,从成本估算、成本预算和成本控制三方面论述项目成本管理所应实施的活动。
    3.通过对上述项目的成本管理,请叙述你成本管理的心得体会。
摘要:
      20086月,本人参与了“党校教学教务管理系统”的项目建设,担任项目经理一职。这是一个集教务工作自动化和信息化为一体的先进电脑网络系统,将为党校教务管理有关部门提供优质、稳定的信息化服务。该项目做为省委党校拟在全省范围内应用推广的教务管理重点工程,受到省委及校领导的高度重视。做为建设方的项目经理,本人在项目的成本管理过程中,科学的运用软件项目成本管理的理论知识并结合我司CMMI3项目管理过程域的具体要求,在项目的计划阶段科学地进行成本估算,编制了可跟踪可度量的成本基准计划。在项目的整体实施过程中,按阶段对成本使用情况进行跟踪和记录,同时利用挣值分析法对成本数据进行了必要的分析,以发现项目的成本隐患和问题,及时做好成本的偏差控制。通过这些方法,有效地控制了项目成本,成功地完成了项目,受到用户方的高度评价。
正文
一、   项目概述
 随着党校教学规模的扩大、教学模式发生了转变,这些变化使学校教学教务管理任务越来越重,不仅增大了工作量、更是增大了工作难度。这些根本性变化的同时也对学校的教务管理提出了更高的要求,为了适应这些新变化,提高教学教务管理的工作效率,建立一套完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的基于Internet/Intranet的教学管理信息系统成为一项当务之急。
作为党校IT核心支撑系统,要求为教务教学管理提供IT支撑。学校通过本系统可以实时了解教务管理情况和学员反馈情况,有利于提高教务管理水平。本项目内容包含学校招生管理、教研计划、教务处理、教学质量管理、教师考核管理、学生档案管理等。
通过党校面现向社会公开招标,我司终以绝对的优势取得了该项目的承建权。该系统为支持党校教务管理工作的核心系统,为教务教学管理提供IT支撑。该系统采用b/s模式开发,提供web访问模式。其面向的使用对象包括省委党校及下属各分校的教务工作人员、教师及学员,为其提供各类综合性服务。工作人员通过本系统完成所有的日常教务工作。从招生到学员毕业离校,其在校内的所有和教务相关的数据都通过教务系统进行管理。学员则可以通过系统进行网上报名、选课及查询自己的个人相关信息(教学计划、课程表、成绩等)。教师则可以查询自己的课程安排,上传自己的课件,录入学员成绩,查询教师业绩考核情况等。
项目启动后,本人被公司任命为该项目的项目经理,全面负责项目的建设工作。
在省委党校各级领导的亲切关怀下,项目各组干系人的通过配合与支持下,我与项目组全体成员一起并肩作战,通过近10个月的努力,终于在 200933日全面通过系统验收,项目实际总成本为123.33万元,比计划提前了12天完成项目建设,同时成本比预算节约了6450元。
该项目的成功与很大程度上归功于在项目过程的各阶段对进度和成本的有效管理和控制,下面分别对项目成本管理过程中成本估算、在各里程碑点利用EVA(挣值分析)方法监控项目成本的实施情况,成本的有效控制等几个方面加以简要论述。
二、成本估算
成本估算是指对完成项目各阶段活动所必需的各种资源的成本做出近似的估算。在党校项目的成本估算中,我采用了自下而上和参数法相结合的模型,具体办法如下:
1、对任务进行分解:
在客户对项目范围说明书进行了签字确认之后,我开始创建工作分解结构和制订详细的项目计划。实践经验表明,项目范围、工作任务、交付物以及相关的验收标准等信息对成本估算的准确性十分重要,为此我在完成了WBS工作分解后,按WBS中的各个具体的工作包进行详细的成本估算。
2、对于部分估算把握性不准的任务,采用PERT技术,估算出每个任务的最大值(MAX)、最小值(MIN)、平均值(AVG),然后计算出以上任务的估算值E=MAX+4AVG+MIN/6。例如对于详细设计工作中的“学籍管理模块”,经过3次估算,我们给出了该任务最大工作量为12/日,可能值为4/日,最小值为2/日,按照PERT公式得出该工作量的估算值为5/日。
3、估算直接成本。在完成工作量的估算后,参照我司定义的资源费率标准,即项目经理800/天、需求分析及设计工程师500/天、质量保证工程师400/ 天、编程及测试人员300/天,得出本项目的直接成本为991800元。
4、估算总体成本。在得出项目直接成本之后,参照我司项目管理部门定义的参数,以直接成本的15%估算间接成本;按照直接成本10%的比例计提风险金。得出本项目的总体估算成本为:991800+991800*0.15+(991800*0.10)= 1239750元。
总体上看,该方法得到的估算结果十分详细,而且精确度高,但是这种方法实际操作起来非常耗时,整个项目组在此项估算上花费的时间大约为7/日。
三、挣值管理
挣值管理是一种综合了范围、进度计划、资源和项目绩效度量的方法,它通过对计划完成的工作、实际挣得的收益、实际花费的成本进行比较,以确定成本与进度是否按计划进行,提供偏差分析、决策依据,从而选取不同的应对措施,以保证最终完成项目目标。
在挣值管理中,我采用了PROJECT 2003工具,在项目执行过程中,通过该工具对PV(计划完成的工作量)、AC(实际花费的成本)、EV(实际完成的工作价值)三者数据进行比较,来确定项目是否按即定的进度和成本执行。
为了便于在一个更为综合的角度审视项目绩效,在每一个里程碑阶段,我们都对该阶段工作完成情况进行了挣值分析。通过对里程碑总结中汇总的进度、成本等数据,生成项目盈余分析表,并在表中体现了该里程碑的项目进度绩效(SPI)、项目成本绩效(CPI)、项目进度偏差率(SV%)、项目成本偏差率(CV%)、完工估算(EAC)、完成差异(VAC)。通过对以上这些数据的分析,科学地评价了该里程碑当前的实施状态,也为下一步工作的顺利开展、项目偏差的的控制、风险的防范等工作提供了良好的指导。
四、成本跟踪和控制
由于项目的在实施过程中可能遇到较大的不确定性,所以在实施阶段对成本进行跟踪和控制,是保证项目的实际成本不超过预算成本所必不可少的一项重要活动。
在成本的日常跟踪中,我主要利用PROJECT工具,在项目规划过程中通过合理的预算形成本项目的成本基准计划。利用项目组成员的工作日志以及工作周总结、项目周例会、里程碑总结等各类形式获取进度完成的信息,并将各项任务实际完成的数据输入到PROJECT的任务完成百分比一栏内,由系统自动生成成本统计,清楚显示任务基准和实际成本的信息,通过对各种实际成本与计划成本的对比、检查、监督、引导和纠正,尽量使项目的实际成本控制在预算的范围之内。例如在需求开发的实施过程中,由于对学校的一些工作业务流程熟悉度不足,另外客户方对部分系统的功能也未能清晰表述,导致需求阶段花费在编制用户需求规格说明书上的时间超过即定计划,且后期又花了较多的时间同用户反复沟通、确认及修订,使得该里程碑的成本超出了本里程碑预算的21%(CV=-21%),进度滞后于本里程碑计划的18%SV=-18%)。不得不在后续的工作中,从其它项目组抽调了一名资深且从事过一中网校项目的设计工程师加入到后一阶段的设计工作中来,并采取“师资管理教学质量模块”设计与“招生管理模块”编码并行的方式。由于采用的措施到位,从而保证了后续进度的顺利实现。
另外我在项目日常管理中,注意做好项目范围控制、风险管理、质量保证等几方面的工作,尽量将项目因需求漫延、产品质量等原因而引起的各类不良成本及风险损失降至最低,这也是确保党校项目的最终项目成本能够控制在预算范围内的一大关键。
五、不足与展望

由于对项目成本管理得当,项目按即定的计划与预算完成了,我们的项目组赢得了公司与客户的一致好评。回顾而言,项目的成功很大程度上归功于在项目过程中各个阶段对进度和成本的有效管理和控制。但也存在一些不足之处,如前期需求分析时没有充分考虑到各分校间业务流程存在的差异性,也未能有效地引导客户需求,导致需求开发里程碑进度成本偏差较大。在今后的工作中,本人将继续总结经验教训,从而最大限度地满足项目干系人的需求和希望的目的。

 



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