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前50名备考论文:论信息系统的沟通管理
来源:信管网 2016年03月25日 【所有评论 分享到微信

该论文由2015年下半年信息系统项目管理师全国前50名严仁辉分享

严仁辉访谈地址:http://www.cnitpm.com/bbs/ShowForum-617580-1.htm 

摘要
2014年5月,我作为项目经理参与了中石油XX省销售公司可视化管理平台的建设,该项目投资共700万元人民币,工期为1年,平台采用JAVA、C++、C#三种语言分别开发不同的功能模块,数据库采用Oracle,访问数据库中间件采用JDBC,通过该项目的建设,实现了该省13个地市中石油加油站和仓储中心的现场管理、卸油安全、动态作业和资金安全以及突发事件等环节的可视化、常态化管理,发挥平台异地监控、实时了解、主动监管的作用。该项目于2015年5月通过了业主方终验,赢得了用户的好评。
本文结合作者的实际经验,以该项目为例,讨论了信息系统项目建设过程中的沟通管理,主要从如下4个方面进行了阐述:编制沟通管理计划,信息分发,报告项目绩效,项目干系人管理。
正文
2014年5月,我作为项目经理参与了中石油XX省销售公司可视化管理平台建设的项目,该项目投资共700万元人民币,建设工期为1年,项目的主要需求是依托运营商提供的VPN网络,将该省13个地市加油站已建的万余个视频监控摄像机、车辆出入信息以及安防报警系统进行全省联网,对这些地点的现场管理、卸油安全、动态作业和资金安全等环节的可视化、常态化管理,发挥平台异地监控、实时了解,主动监管的作用。平台采用C/S架构,服务器端的运行环境是Windows Server或Linux,主要由中心管理单元、设备接入单元、数据转发单元等模块组成,中心管理单元采用JAVA语言开发,数据库采用Oracle,访问数据库的中间件采用JDBC,设备接入和数据转发单元采用C++语言开发,使用ACE框架,由于这两个功能模块主要是处理媒体数据流,负荷较重,要求实时性高,而开发者可以利用ACE框架提供的丰富可重用的C++封装器和框架组件,开发出高性能、实时的通信服务和应用。由于客户端的运行环境都是Windows桌面操作系统,故基于.net4.0框架采用C#语言开发,值得一提的是客户机视频图像显示采用了Directshow技术,以充分发挥了计算机显卡的GPU性能;在实际部署中,采用集散式两级平台的模式,即各地市平台独立管理所辖加油站的视频资源、出入车辆管理信息,省平台可任意调用各地市公司所管理的资源,同时通过省公司授权,各地市公司可以互相访问指定的资源,在省公司采用Rose HA软件实现省平台的双机热备,保证了省级平台的高可用性。
由于该项目是我公司近年来承接的金额较高、规模较大、涉及的项目干系人众多的系统集成项目,因此在该项目中沟通管理尤为重要,在本项目中,我作为项目经理除了对其余管理领域认真注意外,特别对沟通管理从编制切实可行的沟通管理计划,及时全面的信息分发,制定项目的绩效报告,做好项目干系人管理等几方面进行了管理。
一、 做好干系人分析,编制切实可行的沟通管理计划
编制本项目的沟通管理计划时,我遵循了以下两个原则:
1. 全员参与。计划的编制不仅靠一人之力还更应发挥团队的力量。项目中标后,我带领项目组成员,通过召开头脑风暴会议列出项目干系人名单,并邀请部分干系人参与讨论等形式编写了本项目的沟通管理计划。
2. 做好干系人分析。干系人分析是制定沟通管理计划的依据之一。本项目涉及干系人较多,包括业主方:省公司信息处的领导,各地市公司主管、加油站站长等,我公司的研发副总、项目总监等,这就需要我明确沟通人员和其接受的信息。我们根据沟通内外有别等原则确定了各干系人的沟通策略。比如省公司信息处处长何某,是本项目的发起人之一,需要在项目中及时给他递送项目的进展情况,以获取他对我以及整个项目的信任。而公司的研发老总赵某更关注于可视化管理平台的开发进展情况,项目总监符某则关心成本花费情况,我每周都要向他们汇报上述内容,以获取他们从公司层面对我和项目的资源支持。
二、 及时全面的信息分发
按照沟通计划,我通过工作会议、邮件、电话等方式为项目干系人及时提供可视化管理平台的相关信息。对于业主方的高层领导和本公司的领导,在每个月末将项目的进度情况,本月内产生的各会议评审报告,由我采用电话和邮件的方式进行发布;对于内部的项目团队成员,我利用公司内部的即时通信软件作为辅助沟通手段,每周也通过周例会的方式进行沟通;遇到紧急情况,邀请干系人举行紧急协调会;对于项目的变更严格按照变更流程处理,及时发布变更通知。
三、 制定项目的绩效报告
绩效报告主要是为了定时进行工作的汇报,与指定的进度、成本、范围等基准进行比较,找出实际与计划之间的之间的偏差。针对不同的干系人,进行的绩效报告方式也不同。对于业主方的高层领导和本公司的领导,主要关注项目的进展情况,所以采用里程碑或阶段评审的方式进行绩效汇报;对于内部的项目团队成员,每周五我要求项目组成员通过邮件提交本周工作汇报,内容包括本周完成的工作和下周任务计划。每个小组成员都要对自己的总结报告负责。这些信息都会汇总成每周《工作汇报》并张贴在项目组宣传栏上展示,并将电子版发给省公司信息处对接人李某查阅,听取其反馈意见。我结合《工作汇报》召开评审会议,检查进展情况、用挣值管理分析偏差并制定纠偏措施,以此制作项目的绩效报告。通过绩效报告,项目干系人可以获得项目在特定时间内的进展、资源的使用情况等信息。
四、 做好项目干系人管理
对干系统人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持,使干系人了解项目的进度和有可能带来的影响。由于可视化管理平台项目干系人众多,各干系人出于自身利益的考虑,均会对项目施加压力和影响,企图使项目向有利于自己的方向发展,由此产生了许多矛盾和冲突。比如业主方信息处的领导总希望可视化管理平台可接入更多厂家的网络摄像机,而公司高层领导从公司的成本和软件的稳定性考虑却希望只接入市场几个主流厂商的网络摄像机,在沟通过程中,我既不能直接拒绝业主的要求,也不能强制施压给公司领导一定要完全答应,得益于先期良好的信息分发机制,我与各地市的主管建立了良好的沟通管理,对于整个中石油XX省加油站的摄像机的品牌进行了一个全面准确的统计,在我的斡旋下达成共识,某一品牌摄像机数量超过600台的公司则答应接入,否则需要追加相应的费用。
结尾
经过我们团队的不懈努力,历时1年,本项目终于于2015年5通过了业主方信息处牵头,财务处、加管处、安全处以及地市公司代表组成的验收小组的终验,给甲方的生产作业节约了管理成本,提高了工作效率,得到了甲方的省公司、地市公司以及各专业线人员的一致好评。由于沟通管理得当,无论是甲方的省公司领导,地市公司的主管,还是本公司的领导都对项目的整个过程都表示满意。当然在本项目管理过程中也有一些不足之处,比如项目实施过程中,为了提高客户满意度,满足了客户的一些不太合理的需求,造成公司资源一定程度的浪费,这些不足之处是我在今后续的学习和工作中需要改正提高的。

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