2010年5月至2011年4月，根据某市水资源管理中心的需求，我所在的某科技有限公司组织了“水资源实时监控与管理系统项目“的开发，我作为乙方的项目经理负责整体规划、组织实施与管理控制的工作。这是一个主要包括实时信息服务、取水许可管理、地下水管理、水资源费征收管理、入河排污口管理、计划用水和节水管理的综合管理系统。该项目作为全省第一个水资源管理项目，受到省水利厅领导的高度重视，项目的成功与否直接关系到以后在全省的推广，本文以该项目为案例，讨论信息项目管理中沟通问题，通过识别干系人、制定可行的沟通计划、信息发布、管理干系人期望和报告绩效的各个环节的有效管理，确保项目如期按质完成。目前该系统已正式投入运行，状况良好受到客户一致好评，很大程度上得益于项目整体管理工作做的扎实到位。 最后总结了本次项目管理的不足和取得的经验教训。
1项目概述：为了项目落实省水利厅加强对水资源监控与管理的号召，该市水资源管理中心积极推进水资源监控与管理的信息化建设，从2009年以来，预计总投资930万预计建设工期为2年，分两期进行。该“水资源实时监控与管理系统项目”的建设涵盖全市范围内的水资源管理网络信息系统，以区县水资源监控为重点，是一个集采集、传输、存储、应用、管理、分析、信息发布等于一体，涉及面广，技术复杂、实用性强，建设周期长的网络信息系统，是一个既有系统的软件硬件建设，又有通讯、基建、网络、水量监测、地下水位监测的工程建设。该项目采用公开招标的方式，我公司在众多参与竞标的单位中脱颖而出，并顺利中标项目二期工程的开发，项目承建费用为370万，预计建设工期为11个月，在开发合同签订之日开始算起，根据合同要求二期工程主要完成应用系统建设，包括构建水资源数据库及管理平台，建设包括实时信息服务、取水许可管理、地下水管理、水资源费征收管理、入河排污口管理、计划用水和节水管理、水功能区管理、饮用水源地管理以及综合统计等应用系统，针对水资源管理系统可控性和可视性的特点决定采用B/S架构平台和SSH主流Web应用框架，因本项目对系统的安全以及可靠性等方面有着较高要求，我司决定采用三层架构模式的J2EE环境作为运行环境，采用oracle 10g为数据库环境。该信息化建设系统投资规模较大，开发工作量较大，工期要求较短，质量要求高，而且该项目涉及的干系人面广人多，因此作为项目经理我认为应该将主要精力放在项目沟通管理上，科学地运用相关理论知识并结合我司CMMI3项目管理过程域的具体要求，做好项目沟通管理的工作，才能满足项目各方干系人对项目成功的渴求，从而带领整个项目团队走向成功。下面分别从识别干系人、制定可行的沟通计划、信息发布、管理干系人期望和报告绩效等方面对项目沟通管理过程和相关问题加以简要论述。
2识别项目干系人：识别干系人是识别所有受项目影响的人员或组织，并记录其利益、参与情况和对项目成功影响的过程。据此分析他们利益、期望、重要性、和影响力对项目的成功非常重要。本项目由于用户范围大项目干系人众多。因此根据本项目特点我首先组织团队成员分析了项目课题组各成员单位的的组织结构、根据摸底，确定各干系人分别对其组织、对项目的影响度形成“项目干系人影响度分类表”再进行各干系人信息需求分析确定“项目关系人信息需求表”。对项目所有干系人进行识别之后，了解每个干系人的基本情况。我们使用Excel制作了联系人列表，人员包括项目组成员、项目组上级领导、客户代表、最终用户代表以及本公司业务人员。
3制定沟通计划：通过对项目干系人分析，了解每个干系人对项目的期望，想要的得到的项目信息及时间。确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报。在该项目中，我们采取的方法是，项目组成员对我通过内网办公系统发送周报，我对直接客户和上级按月通过邮件发月报的方式，紧急情况通过电话及时沟通，每两周项目组进行一次当前工作沟通会议，每周同客户和上级进行一次口头汇报。另外项目组实施了重大问题报告评估制度对项目进度、成本及质量的需求变更、人员调整等进行评估及时确定对项目可能产生的影响，沟通管理计划的强化执行使项目的沟通逐渐朝有序化发展。
4管理干系人期望：为了确保能够准确获取项目需求、项目工作能正确实施、项目成果能够顺利交付，在整个项目进程中，应始终保持与需求方的充分沟通。我们通过与干系人谈判以及对干系人实现项目目标的意愿施加影响来积极管理干系人的期望，提高干系人验收项目的可能性。在全面识别干系人期望之后了解到客户要求户界面友好、操作简便、功能强大。而公司领导则希望成本较低、质量过关。除此之外我们内部的开发成员之间也出现了分歧，公司原有资深开发人员强调类比以前实施过系统进行开发，而刚进公司不久得团队成员则希望才能新技术进行全新的开发。显然项目的干系人有不同的目标，正是这目标的不同意造成干系人的期望是冲突的。
为了能平衡干系人的期望，避免项目干系人在项目管理过程中出现严重的分歧，我本着以客户有利原则同时兼顾其他干系人的需求和期望，我采用多种沟通技巧和求同存异的基本原则尽可能满足干系人的需求。为了准确把握用户的需求，获取更多的信息，我组织需要召开的需求讨论会，邀请技术和业务专家、客户和业务代表以及团队成员参加。双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。对某些不明确或认识不统一的地方逐一确认，直到双方对需求达成共识。除了正式的会议外，我们还经常采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。
5报告绩效：水资源实时监控与管理系统项目的实施直接关系到市水资源管理中心的工作开展，我司和客户方的高层很关心项目的状态和进展问题，如时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。对于项目经理来说，就应该及时给相关人员反馈这些信息，特别是将会有延期、将添加项目成本、质量将会有问题的苗头等，必须提早汇报，以及时调整工作计划。为了保证项目顺利实施，同时也为让项目开发方更好的参与并支持项目进行，我要求团队成员每周周一上午小组用一个小时向小组负责人汇报工作进展和计划并讨论本周待解决问题，小组负责人做详细汇报记录，每月月末各小组负责人向我们做月度工作汇报。此外，我们还加强与组员的沟通随时了解项目实际进展情况。工作进度结论中必须使用“完成”和“未完成”两种状态。采用这些方式，做得一切尽在掌握中，我们可以随时了解该项目的实际进展情况，根据实际情况调整项目进度和人员安排。当出现延期或者一些不可预料的情况的，即时采取相应措施。并将项目的进展情况以项目绩效报告的形式，反应给项目干系人，让项目及时了解项目进展情况，从而更好的支持项目实施。
经过11个月的努力，水资源实时监控与管理系统终于在2011年4月5日完成推广培训应用，系统全面上线启用和验收，并获得用户的高度评价。总结整个项目的实施过程中，仍然存在一些不足的地方，一是需求跟踪没有仔细去做，导致经常会为了并不特别需要的功能浪费很多精力，甚至有些功能根本用不到，二是团队成员的协作程度还不高，没能最大限度的发挥团队的战斗力，总之合理的沟通计划、主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和质量，保证项目成功。当然，每个项目都具有自身的特点、沟通方法、沟通形式可能不尽相同。在今后的项目管理过程中，我会积极总结经验和教训，做好项目管理工作。