项目范围定义是以范围规划的成果为依据，把项目的主要可交付产品和服务划分为更小的、更容易管理的单元，即形成工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS)。因此，范围定义的输入主要有：
项目范围定义是以范围规划的成果为依据，详细描述项目和产品的过程，并把结构写进详细的项目范围说明书中。
范围说明书： 这是项目范围规划过程中的主要输出成果，包括了前述的项目的合理性说明、项目成果描述、项目阶段目标、项目可交付产品或者服务清单等内容，是范围定义过程的主要依据之一。
制约因素： 即对项目组行为进行限制的因素和条件，如项目预算、范围、时间等。
前提条件： 即为了制定项目计划而必须假设能够在将来获得解决的一些条件，这些前提条件一般都是真实的、符合现实的、肯定的，也是可以解决的，但也存在未能如期解决的风险。
其他计划结果： 其他领域内的结果也可以作为确定范围定义时的一个参考因素。
历史资料： 其他IT项目或者相关项目及相关领域内项目的历史资料，也是在进行项目范围定义时参考的因素。
在进行范围定义时，经常使用的工具和技术有：
产品分析。每个应用领域都有一些通用的方法把高层的产品描述转变为切实的可交付的成果。产品分析包括许多技术，例如产品分解、系统分析、系统工程、价值工程、价值分析和功能分析等。
识别出多个可选方案。识别出可选方案是一种技术，该技术用来产生执行和完成项目工作的多种方法。在这个过程中可应用很多通用的管理方法，例如“头脑风暴法”和“横向思维法”。
专家判断法。每个应用领域都有一些专家，其经验可用于定义详细的项目范围说明书。他们的判断和专长可运用于任何技术细节。
一般，当完成项目范围定义后，下一步将根据项目范围说明书等，制作工作分解结构WBS。