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信息系统项目管理师沟通和干系人管理论文范文
来源:信管网  2018年05月17日  【信管网:项目管理师专业网站所有评论

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信息系统项目管理师沟通和干系人管理论文范文

摘要:

2015年10月,我作为项目经理,主持开发了XX市地下综合管线信息系统的开发建设,该项目工期为1年,总投资为800万人民币,项目主要目标是为了对XX市地下综合管线数据资源进行有效整合,实现地下管线系统的数字化和可视化管理,改变以往地下管线系统落后的管理方式和运行模式,并通过二三维一体化技术,提高城市规划建设的规划管理水平,增强规划的科学性和准确性,以适应数字城市、智慧城市的发展需要,本项目于2016年11月顺利通过了业主方组织的验收,得到一致好评,本文作者结合实际经验,以该项目为例,讨论一下项目建设的沟通管理,具体从规划沟通、管理沟通和控制沟通及干系人管理这几个过程来进行论述。

正文:

2015年10月,我参与开发了XX市地下综合管线信息系统的建设,并担任该项目的项目经理,主持管理工作,该项目开发周期为1年,投资额为800万人民币,该项目由XX市规划局牵头,各管线归属单位配合参与,主要目标是要整合XX市地下管线数据资源,实现地下管线数据资源的二三位一体化以及对管线数据的动态更新和同步,通过融合地理信息、业务办公和规划决策于一体,采用三维虚拟仿真技术解决当前地下管线管理中引发的诸多问题,避免管线设计和建设过程中引发的施工矛盾和事故隐患,确保城市基础设施特别是地下管线的安全运行,提高管线规划设计和管理的科学性和准确性,最大限度的减少因规划失策所造成的损失。改变以往地下管线落后的管理方式和运行模式,形成一套完善的城市地下综合管线数据资源管理数字化、可视化的三维管线信息系统。

该管线信息系统采用的是C/S结构,主要是XX市规划局的人员使用,进行规划设计、审批、数据维护等工作,同时附带提供一个B/S结构网页作为管线一张图供各管线归属方使用,进行设计查看、管线阅览等工作。C/S端的中间件使用J2EE,数据库使用Oracle 11g,服务器采用了惠普小型机,服务器操作系统使用的sql server 2008 r2,使用C语言进行开发,采用了SVN作为配置管理工具。B/S端采用c#语言和arcgis api for Silverlight进行开发。通过使用地理信息系统、三维仿真和自动化办公等技术完成了项目的开发建设。

在项目的开发建设中,项目的沟通管理是确保及时的正确的产生,收集,分发,储存以及处理项目所需的信息,一个项目的成功,有一大半的条件是沟通,如何做好项目的沟通管理是十分重要的,在本项目中,由于参与方众多,范围广,干系人多,为此我作为项目经理,主要重点关注了项目的沟通管理,充分了解了所有项目干系人,分析了他们的沟通需求,制定了相应有效的沟通方法,从而保障了项目的最终成功,下面我将通过规划沟通、管理沟通、控制沟通以及项目干系人管理这几个过程来进行阐述。

一 规划沟通

本管线信息系统涉及的范围广,干系人众多,因此,在指定项目沟通管理计划之前,我就首先对项目干系人进行了分类,并对各自的特点进行了分析:该项目的主要干系人包括有:xx规划局的领导,相关管线归属单位的领导,管线系统的使用人员,我公司高层领导,项目开发团队成员等,各类人员均有其不同的特点,同时也有着不同的沟通需求,规划局和管线规划单位的领导和专家是整个项目的关键干系人,必须对他们提出的需求予以重视,沟通方式要比较正式,沟通文档要规范化,队员项目团队的成员,他们的技术水平高,创造性强,同时也有一定的个性,对于我方领导,他们主要关注的是项目的成本,效益等方面。在居停分析了这些内容后,我制定了详细的沟通管理计划,包括了项目干系人的需求和对项目的预期,以及用于沟通的信息等。

二 管理沟通

如何确保正确的人在正确的时间获取到正确的消息是十分有重要的,在制定信息分发的过程中,有的项目团队成员表示不理解,认为么有必要在沟通信息上花费这么多时间,应该把重点放入到项目的进度或成本上,我认为这是错误的想法,虽然在前期处理这可能会耗费一点时间,但是如果没有制定好的沟通计划,信息分发的方法作为指导,随着项目的进行,可能会有许多的问题严重影响项目顺利的进行,甚至导致项目的失败,比如关键干系人没有得到项目的进展状况,没有及时的得到所需的信息,可能就会对项目的开展造成影响;有些信息如果不通过沟通,干系人的实际内心想法也获取不到,对项目的建设也会有严重的后果。因此我在更新沟通管理计划时,对干系人的沟通需求,信息分发的方式,例会纪要等作出了明确的定义,同时制定了哪些情况需要采取的沟通方式,对相关细节性的内容作了一定的备注,以此保证沟通计划的有效性。

三 控制沟通

绩效报告通常提供了项目进展过程的有关范围、进度计划,质量和成本的方面的信息,这是业主方关注的重点,也是他们获取项目信息的一个重要途径。为此,我定期组织召开项目会议,向各业主方提供直观的绩效报告,避免沟通不畅等产生的一些冲突,在组织召开项目会议前,先全面了解项目的各项具体情况,收集和整理相关数据,以便让客户和公司高层了解项目各方面的综合情况,我让各项目小组每天都上报工作日志,每周内部召开例会形成项目周报,然后我对其进行过滤和整合,对里面的一些情况进行验证,保证其真实性,然后在编写用于提交给客户和我公司高层所关注的绩效报告,这样能够让不同个干系人能够直接了解关注到自己所想要关注的内容,提高客户和公司高层的满意度,避免了其他矛盾,减少了冲突的发生。

四 干系人管理

项目干系人管理主要就是对项目沟通进行管理,以满足信息需要这的需求,并解决项目干系人之间的问题,积极地管理项目干系人,提高了项目因为干喜人之间存在未解决的问题而导致项目偏离的可能性,因此,在整个沟通管理过程中,对干系人的管理是我最关注的部分,项目干系人对项目的影响很大,如果沟通不畅,或者沟通处理不好,就会对项目的建设造成严重的影响,为此,我使用了当下十分火热的微信群,把项目的主要干系人都拉进了一个我组建的微信群里,既可以方便我们沟通信息,又能了解项目干系人的问题,大家可以在里面畅所欲言,提出自己想要关注的重点,偶尔玩个微信红包游戏,提高大家对互相沟通和了解的积极性,对平时通过正式场合或正式途径不太方便提出的问题,可以在微信群里进行聊天来得到想要的回答,这样既满足了干系人的期望,解决了他们的部分需求,也为我们项目的顺利进行扫清了很多障碍,甚至对项目以后的收尾和验收的完成打下了基础,同时,对于部分不合理或合理的变更请求,也可以通过微信群这种非正式的沟通方式,让其了解必须先走相应的变更流程,如要首先提交变更申请、了解这些变更或请求对项目的影响,需要通过变更控制委员会审核,业主方批准,最后才能实施变更等等,通过我们良好的沟通管理和创新的沟通途径,减少了项目的变更管理活动,对项目按预期的发展提供了有力的帮助。

经过我和团队的不懈努力,历时一年,项目终于于2016年11月顺利通过了业主方组织的验收,并得到了一致好评,成为管线信息系统 的优秀案例,通过本项目的建设,解决了以往该市地下管线系统落后的管理方式和模式,实现了对各管线信息资源的数字化和可视化处理,通过三维规划设计和三维仿真技术,提供了城市规划水平,提升了规划设计的科学性和准确性。该项目的成功得益于我成功的人力资源管理,给项目的顺利进行带来了事半功倍的效果,当然,在项目的建设中,我还存在一些不足,但在以后的项目管理中,我就进一步加强自己的管理能力,提升工作管理水平,为中国的信息化建设贡献出自己的全部力量。



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