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论信息系统项目沟通管理

【摘要】

2018年1月，我参加了某省委党校校园监控更新改造项目的建设，担任本项目的项目经理。该项目投资共520万元人民币，建设工期为6个月，通过该项目的建设，实现了安全防范人防、物防、技防“三防结合”，为校园突发事件监控、校园治安事件的预防、案件侦破等提供依据和保障，也为进一步建设“平安校园”打下了坚实的基础。该项目于2018年6月，通过了业主方的验收，赢得了用户的好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程中的沟通管理，主要从如下几个方面进行了阐述：制定沟通管理计划、沟通管理和控制沟通。项目过程中，也遇到了一些变更方面的问题，通过相应的变更管理等理论知识的熟练运用，均顺利的予以解决。

【正文】

2018年1月，我作为项目经理参加了某省委党校校园监控更新改造项目的建设，该项目投资共520万元人民币，建设工期为6个月，通过该项目的建设，实现了安全防范人防、物防、技防“三防结合”，为校园突发事件监控、校园治安事件的预防、案件侦破等提供依据和保障，也为进一步建设“平安校园”打下了坚实的基础。本次省委党校项目主要的施工及调试内容包括：原监控立杆拆除、新监控立杆安装、监控设备安装、原线缆拆除、原管网摸查、疏通、新建管路、线缆敷设、机房设备安装、液晶拼接单元安装、系统调试等工作。我作为该项目的项目经理，组建了项目团队，包括项目管理组、技术专家组、施工组、调试组、材料组等，为了能使该监控更新改造项目得到相关项目干系人的理解与支持，我结合项目沟通管理理论，从指定沟通管理计划、管理信息的分发，以及在整个生命周期中对沟通进行监督和控制，从而满足项目干系人对信息的需求。本项目涉及的干系人多，工作内容分散，交叉作业等特点，都对沟通管理提出了较高的要求，因此沟通管理是本项目能否取得成功的重要保障因素。由于本项目的顺利交付涉及到公司业务的考核以及业主方方绩效考核，因此在本项目中，沟通管理尤为重要。我作为项目经理，除了对其余管理领域进行恪尽职守的管理以外，特别对沟通管理从如下几个方面进行了管理。

一、制定沟通管理计划

在项目正式启动后，我召集项目管理团队成员通过会议的形式，结合项目管理计划、干系人登记册等资料，来制定项目沟通管理计划。会议中，各成员踊跃发言，对项目的沟通需求进行分析，确定干系人的信息需求以及信息对干系人的价值。根据沟通渠道公式N*（N-D/2知，该项目的沟通渠道有二十多条，为了达到沟通的效

率和效果，因此对在项目干系人间传递信息的沟通渠道进行适时变化，比如在本项目中，为了有利于项目的成功，在项目的开始阶段，与各相关干系人间的沟通采用会议、访谈、引导式研讨会等，达到交互式沟通的效果，确保得到干系人需求信息的准确度，以免项目过程中因需求有误而导致的返工或弥补缺陷，得不偿失。项目过程中，大部分工序在有序的进行，且为了工作效率，一般需要与相关干系人确认的事项以及项目的绩效信息等均可通过电话、邮件的形盖，告知相关干系人，既节约了时间，同时也让相关干系人对项目的情况及时知悉。

二、管理沟通

根据沟通管理计划、工作绩效报告等，我和我的团队在项目实施各阶段过程中，结合各干系人的特点，采用不同的沟通方式和方法，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息，意在促进各干系人之间实现有效率且由效果的沟通。在项目的实施过程中，我发现监控室做了防静电地板后，地面距顶面的高度变小，如果按拼接屏原先的规划4*4，则高度明显不够。我第一时间报告了监理方代表，经询问设计单位，设计图纸上确实按照4*4的规划来做的。信息发送给各干系人后，沟通方式的选择也至关重要，因近期校方两位领导在外学习，无法回来，而且工期紧急，故采用了视频会议的方式，通过我的事前精心准备，会间向校方领导描述了监控室现状，经过变更需求评审确认，最终改变了初始规划，按照3*5进行布置。通过此次事件，在紧急时刻选择正确的沟通渠道，促进了项目干系人之间信息的高效沟通，并予以解决。

三、控制沟通

在整个项目生命周期中，为了满足项目干系人对信息的需求，同时确保所有沟通参与者之间信息流动的最优化，就需要进行有效的控制沟通。通过信息管理系统、会议等工具或技术，可以把可交付成果的状态、进度进展情况、已发生成本情况等向干系人通知相关情况。会议是项目沟通的重要形式。比如项目开始实施时，发现几个监控点位的设计图纸有与校园布局有偏差。将此事邮件告知监理方代表后，由监理邀请学校方、设计方、施工方等相关干系人进行一次简短的会议，我作为项目经理，着手做好会议准备材料，会间协同监理方做好会议控制，会后收尾工作由我来做，如会议纪要请各干系人签字确认，并通过邮件发送给各与会人员，会后进行归档，作为项目竣工资料的必要文件。通过这么一次简短的会议，达成各干系人的需求效果，应该说是一次高效率的沟通方式，确保了所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。在项目实施中，变更不可避免，可能会由于用户的需求变化、政策导向的改变又或是新技术的出现，这都会造成。在本项目中，我严格遵照变更控制的流程进行管理，比如提交变更申请、变更影响分析、CCB审核，变更的实施、变更的验证和分发。通过我们的严格管理，没有导致项目的蔓延。

【结尾语】

通过我们团队不懈的努力，历时三个月，本项目终于在2018年6月通过了业主方组织的验收，使校园安全得到了充分保障，得到了业主的好评。本项目的成功得益于我的沟通管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如：在项目实施过程中，项目组的2名成员因施工时言语不当引起了冲突，导致项目的团队建设出现了一点小问题，另外，有几台监控设备因厂家原因迟发货物，导致延误了两天，但经过后面的纠偏，并未对项目产生什么影响。在后续的工作和学习中，我将不断的充电学习，和同行积极交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国的信息化建设做出自己的努力。

【备注】

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