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论项目管理的采购管理

【摘要】

2018年3月，我参加了xx银行xx省分行的数据中台项目，并担任项目经理。该项目历时10个月，项目经费500万元。该项目通过构建集实时探查、多维报表展示和分析挖掘于一体的数据中台，解决了业务前台对数据的时效性高、灵活可自定义的要求，与后台批量系统响应速度慢，交付方式单一之间的矛盾。项目于2018年12月顺利通过业主方的验收，并得到了业主方的一致好评。项目的成功，离不开我成功的采购管理。本文以该项目为例，结合作者的实际项目经验，讨论项目的采购管理，分别从规划采购管理、实施采购、控制采购和结束采购四个方面进行阐述。

【正文】

2018年3月，我以项目经理的身份参加了xx银行xx省分行的数据中台项目。该项目历时10个月，项目经费500万。通过该项目，我们搭建了数据中台，实现了实时的、灵活可配的数据查询，支持多维分析并提供多种图表的报表展示，以及沉淀共性数据、提供多种训练模型的分析挖掘，实现了前台业务经营和后台批量加工的有机融合，为全行各业务条线和各分支机构在开展客户营销、产品设计、风险管控、分析报告和监管报送提供了有力的数据支持，为管理决策和经营分析提供了便捷的数据服务。

系统采用B/S体系结构，以Oracle数据库为支撑，符合“金保工程”技术规范和联网要求。开发过程应用轻量级J2EE架构，采用Spring进行中间层（业务层）建设，应用服务器是DELL塔式商用服务器，业务逻辑采用JAVA技术实现。

项目采用矩阵型组织架构，从各个职能部门抽取骨干组建项目团队。其中，需求小组s人，开发小组1Q人，测试小组s人，实施小组2人，质量和配置小组2人。由于该项目的顺利上线涉及到业务的考核，因此项目的采购管理就显得尤为重要。除了对其他管理领域恪尽职守的管理之外，我特别对项目的采购管理做了以下四个方面的管理：

一、规划采购管理

俗话说，好的开始是成功的一半。那么，一个完备的、得到各方认可的采购管理计划就是采购实施成功的一半。由于本项目需要采购的软、硬件产品众多，因此规划采购管理就显得尤为重要。在项目的开始，我组织项目相关的干系人，根据项目章程、项目管理计划和项目范围说明书，对本项目需要采购的产品和服务进行了识别，明白了采购的对象及质量要求，然后根据进度计划制定了采购管理计划和采购工作说明书。需要注意的是，采购的规划不可能一开始就能形成最终版本，而是随着项目的推进不断的完善。在项目的里程碑节点上，我都会组织干系人召开会议，根据项目进度完善采购计划和工作说明书。这样，既保证了采购计划的完备性和准确性，又确保采购能够满足所有干系人的要求。

二、实施采购

我们根据采购管理计划和工作说明书，编写了标书。由于银行业务的特殊性，我们采用邀请招标的方式，每项产品和服务都从该银行的资源池中选取了3到5家厂商参与投标，并邀请有意向的投标人组织了投标人会议，对厂商的疑问进行了解答，保证招投标双方对采购的产品和服务的理解一致。在严格遵守招投标相关的法律法规和该银行制度的前提下，我们通过开展谈判、评标、开标等一系列活动，选出了满足要求的厂商，签订了合同。在本项目的采购中，我特别关注以下三点：一是产品和服务不能过多依赖一家或几家的供应，而是采用多家组合的方式。因为如果仅仅依赖一家或少数几家的话，如果产品或服务的质量、进度出现问题，必然会影响整个项目的质量和进度；二是通过加权系统减少人为偏见带来的影响，选择领域内资质雄厚、信誉良好的厂商；三是建立“供方档案”系统，从供方名称、产品或服务名称、联系人姓名、联系方式、供货日期、供货数量、供货价格等多方面，备案选中卖方的信息。

三、控制采购

我们根据前期制定的项目管理计划，以及签订的合同，采用定期的审计和不定期的检查相结合的方式，对合同的履行情况进行管理和监督。针对那些履行不到位之处，我们首先会详细记录出现的问题，然后有理有据的和厂商沟通，争取一个双方都能接受的结果。本项目中就出现由于厂商对Hadoop的细节理解不够到位，导致进度受到影响的问题。出现这种情况之后，我们一方面及时向业主方汇报处理进度，另一方面积极配合厂商一起定位问题，并向开源社区求助，最终找到了解决办法。但是项目的进度因此被耽误了一周的时间。我们根据签订的合同条款，在取得了业主方认可的情况下，要求厂商按照规定增加驻场工程师数量，并延长了维保期限。

四、结束采购

当采购的产品到货后，我会同业主方、供货方一起在现场对产品进行了验收。首先对设备的外包装进行检查，检查设备和附件的表面是否有残损、锈蚀或者碰伤的痕迹，并进行拍照、记录存档；其次对设备进行加电运行，按照其功能进行检验。对不同批次的产品按照批次进行抽检。当合同验收完成后，我们向供货方发出正式的书面通知，完成尾款的结算。然后再对合同文档进行归档，并对本次的采购管理过程进行总结，总结经验教训。

【结束语】

经过我们团队的不懈努力，历时10个月，项目于2018年12月通过了业主方的验收，为用户构建了一个功能强大、扩展性强、管理完善的数据中台，得到了业主的一致好评。该项目的成功，离不开我成功的采购管理。当然，项目也存在一些不足之处。比如，在项目的实施过程中，有三名员工由于自身原因突然离职，导致项目的建设进度出现了一些小问题。还有，由于采购的服务器在运输过程中出现了一些问题，导致环境搭建的进度有些许的滞后。不过，经过我后期的纠偏，这些问题并未对项目产生什么影响。我会在今后的学习和工作中，不断的提升自己的业务水平和管理水平，为我国信息化建设贡献自己的力量。

【备注】

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