摘要
本文重实际项目建设出发，讲述信息系统项目的采购管理过程、方法和技巧。2007年，我参与了上海市浦东新区市容环保局的“城管执法集成系统”建设，担任项目经理。在次项目中，我灵活运用了IT项目建设采购管理知识，并探索切合实际的方法步骤和技巧。集中体现在一下几个方面：一、做好采购元素分析，就是说分析论证出哪些产品或者服务需要采购；二、项目建设过程及步骤分析，做好采购执行顺序；三、做好采购元素工作说明书，就是明确定义采购元素的功能、性能、质量要求说明书；
四、分析可提供采购服务的供应商，作为待选的对象；五、重价格、功能和质量，及其供应商信誉资质方面，综合选择供应商；六、采购执行，详细定制采购合同，对采购的产品及服务、性能、质量、功能，及测试、验收、售后服务等细节在合同上作详细描述；由于项目建设过程中，我很好地运用了这些知识，很多项目采购的产品及服务保质保量，各供应商各尽其职，很少出现因为相互推委而耽误进度的现象。现在，我把如何进行运用采购知识的过程，详细阐述一下，以供交流，共同进步。
正文
2007年，我作为项目经理，参与了上海市浦东新区市容环保局“城管执法集成系统”的建设。该项目是上海是浦东新区市容环保局城管执法办公室主持的，是为了加快政府办公信息化及办公公开监督透明化而建设的。该项目包括政务信息化软件，移动指挥车，车载导航移动办公，全球电子眼，及数据服务器，网络服务器，指挥座席，机房，网络，指挥中心装修等环节。我公司是系统集成总包商，信息化软件由我公司开发，其他元件代理执行采购。
项目建设过程中，我从实际应用出发，灵活运用了项目采购的知识，并逐步探索各种技巧和方法，其体现在以下方面：
一、 充分进行采购元素分析，指出哪些产品和服务需要采购。采购分析在项目管理节点上，应该是项目规划和项目方案已经产出，采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。其过程是，分解方案，分解方案任务，列举采购元素。在这个过程中，分解要细，估算要准，否则采购就会出问题；采购不足，或者采购过量，都会带来麻烦。在本文项目建设中，有一项采购就是“全球电子子项目”采购，其构成有全球电子眼服务租用，电力布线，电信布线；其“全球电子眼”服务租用容易实现，但是电力，电信光线布线就不是那么容易。布线的位置在整个浦东区的某某道路或者某某广场大厦口。有的地方需要挖路通线，有的地方偏僻，根本就无接电箱及光纤接入口，这个工程可能很打。我坚持一定要对每一个实施点做好可行性方案规划，把每一项成本和服务都要分析出来。事后证明，如果不是当时方案细节分析到位，采购远远不足，而项目还有可能因此而破产，因为有一些实施成本需要上110万，必须更换实施点。因此充分的采购分析，是大型项目建设不可缺少的，需要做得很好而且要细。
二、 根据项目方案、规划，做好采购步骤及顺序规划。在“城管执法集成项目”建设中，采购范围很广很多，如果一揽子采购，无前后顺序之分，将对项目建设带来混乱。因此我根据项目建设的步骤，陆续进行相关的采购，合适合适地进行采购选择，采购合同，采购测试及采购验证，既能保证采购质量，又能合理安排工作任务和人力资源。
三、 做好采购元素工作说明书，明确采购元素的功能、性能、质量及集成要求。作为信息项目经理，集成百家之长于一个项目，其重要的管理理念，我以为就是明确各家之者，让其保质保量，而且要能合理有理有据地综合调度，集成整合。所以，各类采购工作说明书要详细到位，出现偏差可以提前预防。在指挥中心视频监控显示大屏幕采购过程中，有一家供应商报上来的产品其图像效果及价格都很让客户满意；但其不支持计算机屏幕抓屏，需要我方调用其接口，将数据传送。这样的话，我们软件设计界面无法按照客户的要求投放到大屏幕上。因此我根据工作说明书，否决了这个供应商，客户也认同这个做法，否则他们业务需求将达不到他们的要求。试想如果当时不是工作说明书规定得好，而且本人又大意也没有看软件设计，那么一个大麻烦就来了。
四、 根据采购元素，分析潜在得供应商。同类的产品，有多家供应商可以选择，也是件重要的因素。这样可以避免单个供应商盲目报价，作为采购方，也有个多重选择的机会。
五、 从价格、功能、性能及质量，以及供应商信誉，在市场的产品声誉，多方面综合选择供应商。有的产品性能质量很好，但功能不够不能买；有的性能质量不好也不能买；供应商信誉不好，无法得到技术支持也不能买。
六、 接下来就采购执行了。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”，合同中定义不清楚或者不定义，在项目建设时，项目经理就无法控制各个供应商。从法律之外，也许可以通过人际关系或者公司合作关系，促成有效的合作。但我认为最直接有效的还是采购合同。在此我想多提一些见解。在我们国家的信息项目建设时，项目经理往往从技术岗位上提升上来，对市场、合同知识了解不多，我特别提醒的是，作为项目经理，这个知识十分重要。项目管理知识体系中，也单独分出一章合同知识。对于信息项目采购，其又添加很多专业知识在其中。对于采购的产品及服务，其功能、性能、质量、实施、部署、测试、验证、验收，每一个环节都需要详细的规定。如果说前面段落将的都是草稿，那么合同就采购计划、采购分析、采购工作说明书、采购选择结果的综合产出正式文稿就是采购合同。我在本文说提项目采购过程中，详细做了合同制定。事后证明，这个工作十分重要。有的供应商推委责任，或者相互推委，我就拿出合同，让他们老老实实地做事，项目才得以顺利进行。
以上所述是我在采购管理的基本过程。也在实际应用中，出现一些不足之处。其主要有：一、采购分析难以100％精确。还是存在一些遗漏，尚需要在实际的实施微微调整。二、各供应商合同不能完全成为调度的“宪法”，有时需要通过谈判、相互让步。这两点在采购管理执行时，需要作为技巧来学习，以让自己的采购管理技术及技巧更加完善。
结尾
最后，我想说，采购管理时信息项目管理知识体系重要的一章。做好采购分析，明确采购内容制定采购工作说明书，同时制定采购顺序，最后还要制定好采购合同。这是我在项目采购管理学习和实践过程中的整体认识和体会。