论信息系统项目的采购管理
摘要：

2013年8月，我作为甲方项目经理参与了某省公安厅警务地理信息基础平台的建设。该项目是某省公安厅“天网计划”的重要项目，该项目投资共1000万人民币，建设工期为1年。该系统利用空间地理信息技术,以电子地图为基础,以公安宽带网络为依托,以信息共享和综合利用为目标,以实现公安基础信息基于空间电子地图的可视化查询和分析,从而提高在指挥决策、快速反应、反恐等方面的综合能力,为治安管理、警力部署、巡逻布控、安全警卫等公安业务提供行之有效的管理手段.该项目于2014年8月通过了业主方的验收，赢得了用户的好评。本文以此项目为例，结合作者的实际经验，讨论了项目采购管理在项目建设过程中的重要性，论述了编制采购计划、编制询价计划、询价、供方选择、合同管理、合同收尾，最后总结分享项目管理的成功经验，以及项目存在的不足及具体的改进措施。

正文：

某省公安厅警务地理信息基础平台是XX省公安厅“天网计划”的重要项目，该项目投资共1000万人民币，建设工期为1年。该省公安厅力图通过警务地理信息系统的建设，汇聚整合全省基础地理信息数据和公安机关内外部各类信息资源，利用信息化手段构建动态信息防空网络，实施扁平化指挥调度，构建信息系统应用体系的全局性、综合性、基础性支撑工程，建设形成省厅“高端统筹，周到服务”的又一制高点，全面提升该省公安信息化深层次应用的水平。我作为开发方的项目经理，至始至终参与了整个项目的建设。自2013年8月项目启动至2014年8月历时一年，系统至今运行稳定，取得了用户的好评。

某省警务地理信息系统的基本情况：系统采用B/S架构模式，服务器使用曙光刀片机，操作系统采用RHEL6.2，使用JAVA语言开发，SVN作为配置管理工具。中间件使用weblogic，数据库采用oracle10g。该系统利用空间地理信息技术,以电子地图为基础,以公安宽带网络为依托,以信息共享和综合利用为目标,以实现公安基础信息基于空间电子地图的可视化查询和分析,从而提高在指挥决策、快速反应/反恐等方面的综合能力,为治安管理、警力部署、巡逻布控、安全警卫等公安业务提供行之有效的管理手段.

由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，因此在本项目中，采购管理就显得尤为重要。这一点在聚业务复杂、范围涉及面广、项目干系人众多等特点于一身的XX省警务地理信息系统中得到了充分验证。本文将讨论进度管理相关的问题．其一、范围计划的内容及作用;其二、详细范围说明书的内容及作用;其三、创建WBS的原则;其四、如何进行范围确认和范围控制;其五、资源冲突解决方法;针对这些问题，本人作为项目经理，采用了会议评审; 变更控制系统;提高项目优先级保证项目所需资源等方法予以解决．下面将分别从五个方面进行论述．

一．编制采购计划

编制采购计划前，我组织相关行业特别是有同类型项目类型经验的专家，对平台项目的开发成本做了估算。一方面，估算平台大致成本，一遍检查是否有直接预算支出；另一方面，也可以作为合同的一个约束条件，控制项目成本。经过多次商讨，定出成本估算值，并决定采用固定总价合同类型。

编制项目采购计划最忌“关起门来，自作自受”，详细、科学、合理的采购计划是以项目实际情况作为立足点的。特别是对本平台的项目，业务复杂、范围涉及面广、项目干系人众多，项目时间紧。因此，在制定采购计划前，我们多次走访各部门业务人员，并特别就业务关键岗位进行了全方位的学习和深入了解。这大大方便了我们界定清除项目范围，制作出初步的项目范围说明书，并以其作为基础制作了项目采购工作说明书及采购计划。

为规范项目采购管理工作，我们同客户方共同制定了“三审”制，即采购申请审批、询价申报审批和到货验收审批三个关键点的审查。采购申请审批是在项目选型经过技术论证、用户试用并确认后开展；询价申报审批是在确认供应商，并通过谈判确认最终采购价格后开展，同时需提交供应商的相关证明文件、售后保证等承诺等文件；到货验收审批是依据采购合同，执行到货验收的审查工作。“三审”制对于保证采购工作合理、规范的开展，发挥了重要作用。

二．从满足实际需求出发，合理、规范、高效地完成项目采购工作

在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行了最初的供应商碰头会，一遍我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于签字供应商对我们的项目有一个清晰、共同的理解。投标之前，我会同相关行业专家就相关竞标企业进行了摸底排查，大致对其规模和实力有一定的了解。同时，就平台项目的实际情况知道了评标的标准及策略。招标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统：要求竞标企业必须拥有计算机系统集成二级或意思资质和国家涉密计算机系统集成乙级（以上）资质。然后依据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准舍得一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。

经过几轮评选活动后，我们选择了一家规模和实力较大，技术综合得分及性价比都比较高的A公式作为本平台项目的供方。A公司作为本行业的领先者，拥有多个类似项目的成功案例，而且之前也和本事交警局坐高其他业务项目，用户口碑和行业评价都比较好。

三、高度重视采购风险，采取有效的措施控制采购风险。

应用支撑平台的采购实施是该项目的重要建设内容，决定项目建设的效果和整体实施进度，加之涉及采购金额较大，必须要高度重视和控制采购风险。详细的采购合同是项目的“宪法”，合同中定义不清楚或者不定义，在项目建设时项目经理就无法控制各个供应商。从法律之外，也许可以通过人际关系或者公司合作关系，促成有效的合作。但我认为最直接有效的还是采购合同。

回顾整个采购历程，经历了自制-采购决策、试点应用、专家评审三个阶段。在自制-采购决策阶段，采用了两条腿走路策略，一方面采用自行开发方式，只限于公共基础模块；另一方面在对市面上主流的应用支撑平台进行技术论证。事实证明，采用自行开发的方式，开发出的产品存在质量等诸多问题，后因客户不认可中途夭折。市面的产品从功能和性能上大多不能完全满足用户的需求，经过项目组反复技术论证，并通过集体评审，暂定了一款产品。这样就进入了试点应用阶段。我们决定将目前在用的比较有代表性的一个子系统导入到此平台。该产品的供应商调集了核心开发人员参与到系统导入工作，因时间紧，采用封闭开发方式，期间克服了种种困难，在短短三个月内完成系统构建，并成功实施，获得用户认可。基于试点试用情况，邀请了知名的专家对该产品开发及应用情况进行了评审。获得了专家的充分肯定。最终客户同意了该产品的采购。通过以上三个阶段，很好的控制了该产品的采购风险。在后续的实施中，主要应用系统均基于该产品进行构建，取得了较好的应用效果，达到了预期的目标。

经过我们的努力，该系统2014年8月上线成功，并在同年11月通过验收。回顾项目进度管理的过程，项目能成功地通过验收得益于在事前进行了充分的计划和准备工作。我觉得项目管理的能力和项目开发的能力是有很大的区别的。一个成功而高效的项目开发必须要有一个能统筹管理和善于沟通的项目经理。虽然项目成功通过了验收没有大的事故发生，但任然存在许多问题，主要有以下几点：

1．对项目工作分解结构中个别工作包没有进行量化。在项目验收时，我们和客户对工作包的认识存在偏差，而对工作包的定义又没有明确的量化，造成验收工作的被动。通过和客户的沟通，决定先进性系统的全面验收，待到维护期时我们再进行改进。

2．软件测试不系统，用例准备扔不够充分，忽视了压力测试。系统实际运行后随着数据量的增加，运行速度下降很快，达不到设计要求。虽然通过升级硬件解决了这个问题，但造成了资金的额外投入。。

综上所述，在该项目的实施工程中，我得到了宝贵的经验和教训，如果对以上不足进行很好的总结和提高，可以“百尺竿头更进一步，在我项目经理的生涯中，在以后的工作中，我会留意克服，并将继续努力学习、总结经验，更好地完成项目。