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考友考试通过论文:论信息系统项目沟通管理
来源:信管网 2014年10月20日 【所有评论 分享到微信

摘要:
2012年5月,我公司成功中标了XX省建筑集团总公司的企业信息化平台建设项目,我作为项目经理参与了该项目的建设。该项目合同造价为300万元,工期为12个月。该项目旨在提高XX省建筑集团总公司的信息化管理能力,通过该系统,甲方单位可以对其下属的6个子公司及时管理。系统主要包括ERP集成、OA办公自动化,我们应合同要求还预留了CAD工程设计图、工程造价管理系统以供二期项目进行。2013年5月,该系统正式上线运行。甲方单位对系统评价很高,我公司也认为该项目有可借鉴之处,将项目经验列入了公司的组织过程资产。
该项目的成功实施,得益于我的良好管理。我除了在传统的成本、质量、进度等方面严格管控外,尤其对沟通管理非常注重。本文结合我在沟通管理方面的经验,尤其是制定沟通计划、信息分发、绩效报告和干系人管理方面进行论述,希望我的经验能对同行有所启发。

正文:
2012年5月,我公司通过公开招投标,成功获得了XX省建筑集团总公司的企业信息化综合平台的建设项目,我作为项目经理全程参与了该项目的建设。该项目中标价格为300万元,合同工期为12个月。该项目旨在提高XX省建筑集团总公司的信息化管理能力,帮助其对下属6个子公司及时管理,优化业务流程。系统包括ERP集成和OA办公自动化系统,作为二期工程的基础,我们还需要按合同要求预留一些系统接口,包含CAD设计图管理系统,工程造价管理系统,模拟仿真建筑系统等方面。在结构体系上,我们沿用甲方的HP小型机作为服务器,UNIX作为操作平台,用WEBSERVICE技术实现与其他系统的交互连接,用J2EE作为工作环境,使用SQL数据库作为数据支持,力争开发出一个质量过硬、成本合理的集成系统。
要达到这样的要求,必须有良好的项目管理能力作为支持。针对本项目,我们的困难主要是第一次承建XX省内的甲方项目,虽然我们在其它省市有良好的业绩,但作为在XX省的第一个项目,只能做的更好。公司领导对这个项目期待很高,而我面临的第一个问题,就是与甲方的沟通。
沟通管理的地位非常重要。项目中,良好的沟通可以消除不必要的误会,准确获得甲方的需求;可以创造良好的团队气氛,使员工愉快而高效的工作,从而提高质量、保证进度;可以确保范围的准确,从而减少返工,降低成本;还可以保证采购计划得以顺利实施,避免采购到不合适的材料设备,以进一步避免对项目整体的干扰。可以说,在某种程度上,沟通管理的好坏,将影响到整个项目的实施,其重要性不言自明。
沟通管理的第一步,是识别干系人和沟通计划的制定。工作多年的我当然知道,这是一切工作的基础,我做了很多具体的工作。
1.沟通计划的制定
沟通计划之所以重要,是因为它形成了沟通管理的基础。我带领我的项目成员在项目启动的时候,就开始与甲方干系人进行沟通。我们利用公司的过程资产,结合甲方项目代表的意见,制订了一份基本词汇表,其中主要描述了甲方行业的专业术语,并包含了一些甲方日常工作的基本流程及其解释。这样做的好处,一是给甲方一个良好的第一印象,认为我们很专业,二是能帮助我们的团队成员正确领会甲方干系人的意图,三是可以有效培训我团队里两名新入职的同事,让其尽快找到工作状态。
有了这份词汇表,通过学习并考核项目组成员,确定他们能正确理解甲方专业术语之后,我们会同甲方总经理、相关业务部门负责人等召开了需求分析会,在会上双方沟通效果非常好,甲方部分领导甚至惊讶我们对建筑领域知识的广度。但在本次项目会议上,甲方总经理并未到场,仅是派其助理参加了会议。我敏感的猜测,甲方老总似乎并不太注重这个项目。
第二天,我专程拜访了甲方总经理,才得知他真的不重视这个项目。只是国家建筑行业要求特一级自知的必要,他才批准这个项目的。我结合我对建筑业的了解,给他讲述了其他省市项目的成功经验,通过对比项目实施前后给企业带来的效率飞跃,让他开始产生了兴趣。我给他看了之前一天会议的会议纪要,上面及早了甲方各职能部门负责人对项目效果的要求,逐一讲解其会为甲方带来的好处,从而说服其老总认真对待这个项目。之后的几天,甲方老总自己提出了对项目系统战略管理方面的需求,这说明我的沟通很成功。
有了甲方一把手的支持,我们和甲方的沟通效率提高了很多,在明确分析了甲方各干系人的主要期望后,我们制订好了项目的沟通计划。其中包括了干系人列表及其期望、联系方式、在何处里程碑处向其提供何种资料,其沟通风格和喜好等备注信息,以及联络方式。
2.向干系人分发消息
随着项目的推进,每到一关键节点处,我就会安排团队汇总各个干系人需要的过程信息,并进行认真审核。在检查无误之后,我们会按照沟通计划将信息及时交送到干系人的手上。通过电子邮件交送的,我们会保留邮件存根,并要求对方邮件服务器发送读信回执;通过特快专递的样品和其他资料,我们会要求快递公司提供收件签名照片和相关物流信息;对于我们亲自送交的文件,我们会让收件人签收并将签收表存档。
对于日常沟通方面,我则建立了一个项目组QQ群,并办理了手机移动短号,这样降低了沟通的成本,间接提高了项目的效益。
3.绩效信息的管理
虽然我们建立了良好的沟通机制,有明确的沟通对象和渠道,但甲方更关注的,其实沟通的内容和结果。前面的工作都是在为内容的顺利传达而服务的。
甲方最关心的内容,其中主要是项目的绩效信息和报告。在项目实施的过程中,我们不断的检查项目的进展,逐渐形成了项目的信息。我们每周安排例会,会上都要对各模块小组做挣值分析,做质量评审,同时形成状态报告、进展报告、预测信息、质量报告、配置状态报告等信息。我们按照干系人的期望,结合里程碑信息,将报告分为两类,一类是已经或基本满足干系人期望的报告,此类报告可检查确认后直接发送;另一类报告暂不能满足干系人的期望。对后一类报告,我会要求相关小组长,结合WBS和RAM确定责任人,并要求其提出整改意见,确定整改期限和检查人之后,将上述信息有选择的随绩效报告一起发送给干系人。甲方对这种报告方式高度评价。
4.管理干系人
项目的干系人多而复杂,其期望有时甚至会冲突。例如甲方老总提出了战略分析需求,我需要增加一个BI模块去满足其期望。在提交审核的过程中,我方以附加合同的方式要求甲方确认,遭到了其一位重要干系人、甲方总会计师的反对。他认为,项目预算已经确定,在没有看到项目产生确切收益之前追加投资是不行的,且发改委审批的项目资金就是300玩,已无力支持。我经过数次协调,最终说服甲方老总,将其功能放在二期实现,甲方老总则表示非常期待我们实施成功以观效果,并希望我们参加二期投标。
5.结尾
我们的项目于2013年5月正式上线运行,由于在项目中充分的沟通,甲方各干系人都较为满意,认为我们在诸多限制条件下尽可能的满足了其需求,并期待二期工程的展开。我们的项目获得了成功,项目经验列入了公司组织过程资产。这个项目对我的启示是:沟通首先要真诚,全心全意的站在对方的立场上考虑,结合充分的沟通计划,详实的绩效信息、有效的发送到干系人手上,同时要注重干系人之间的不一致,尽快、有效的减弱它、消除它,才能保障整个沟通管理的顺利进行。我也非常注重内部沟通,和同事关系融洽,深得领导信任。篇幅所限,在此不表。我在今后的管理中,将继续注重沟通的管理,毕竟它占用了我80%的时间,我将为信息化建设行业继续努力,更进一步。

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